ガントチャートってなに？Excelの条件付き書式とは？セルや行に色付けする方法を紹介Excelの条件付き書式とは？セルや行に色付けする方法を紹介
ビジネスの場面で使われることがあるガントチャートですが
今回の記事では、わからない人向けに徹底解説いたします。
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ガントチャートとは？
プロジェクト管理や生産管理など工程管理に用いられる表の1種で、作業計画を視覚的に表現するために用いられる。
※引用元：Wikipedia
もう少しわかりやすく説明すると、横軸に「時系列」縦軸に「作業計画」があります。「何を」「いつまでに」「誰が」という情報が整理された表のことをガントチャートといいます。
一度は見たことがあるのではないでしょうか。全てのタスク管理や工数管理、スケジュールの進捗状況などの情報が可視化されて効率的にプロジェクトを進めることができます。
ガントチャートの目的
ガントチャートを使用する目的は大きく分けて３つあります。
スケジュール管理
プロジェクトを進める上で個人の場合はスケジュールを一人で管理できますが、チームで動く場合は共通のスケジュール管理を行う必要があります。
タスクの可視化と同様にスケジュールを管理＆可視化することにガントチャートはうってつけです。
タスクの可視化
作業ごとに担当や工数が異なるため、ガントチャートで可視化すれば一目でチーム全体の作業進捗状況を把握できます。
チームメンバーの共有
あるタスクを今誰が担当していていつ終わるのかといった情報をメンバー同士が共有＆把握できるため、計画したプロジェクトを効率的に進めることができます。
ガントチャートのメリットとデメリット
メリット２つ
プロジェクトの全体像が把握できる
プロジェクトの計画段階や開始時だけでなく、日々の進捗管理の全体像も把握できるため、当初の計画と実際の進捗具合との差異がわかりやすくなります。
チームメンバーとの共有で認識のズレが減る
作業工程ごとのスケジュールやタスクの担当者を可視化できます。よってメンバーとの共通の認識が生まれることで情報の相違が減ります。
デメリット２つ
進捗の変化が起こりうる
プロジェクトやタスクを進めていく中で必ずしも計画通りにいくわけではないため、進捗の変化に素早く対処できない可能性があります。
ガントチャートのみは工数が把握しづらい
プロジェクトを進める上でタスクを仕分けしてガントチャートに表示させますが、細かいタスクは各々の判断になってしまうため、細かいタスクの工数などが把握しづらいです。
ガントチャートの作り方と使い方
作り方
ガンチャートの作り方の流れ
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step1
- プロジェクトのタスクとサブタスク作成
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step2
- タスク毎の時間配分作成
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step3
- ツールを利用してガントチャート作成
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step4
- チームメンバーにタスクなどを割当
プロジェクトのタスクとサブタスク作成
ガントチャートの中で最も重要なタスクの作成です。プロジェクトのゴールから逆算してタスクとそのタスクの中にあるサブタスクを作成しましょう。
タスクを階層分けに作成しておくとガントチャートに記入する際に楽になります。
タスク毎の時間配分作成
タスクを作り終えたら次に重要な時間配分です。それぞれのタスクにどのくらいの時間を要するか現実的に考えましょう。
必ずしも順調に進むとは思わずに、遅延や停滞があることを踏まえた上で考慮すると生産的なガントチャートが作成できます。
ツールを利用してガントチャート作成
タスクと時間配分が決まったところでガントチャートの表作成に入ります。自分で作成する場合は、エクセルやGoogleスプレッドシートがおすすめです。
Googleスプレッドシートは下の方にあります。
チームメンバーにタスクなどを割当
ガントチャートの表にタスクや時間配分などの割り当てをして完成させたら、最後にチームメンバーを割り当てて完成です。
使い方
進捗状況やスケジュールの更新
作業内容と予定期間を把握し作業を進めていきます。担当のタスクが完了するとスケジュールの更新を行っていきます。
タスクが未着手か着手中か完了済みなのか進捗情報を更新することで、メンバーが早く取り組めたり具体的な％で把握できます。
遅れがないか確認
プロジェクトの各作業の進捗を一目で把握できるため、計画や予定との遅れがないかどうか確認できます。
遅れが早めにわかれば、計画に大きな支障をきたす前に対処できます。
スプレッドシートでガントチャートの作り方
スプレッドシートでガントチャートの作り方を画像付きでご紹介いたします。
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step1
- ⑴スプレッドシートで作成
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step2
- ⑵横軸の日付を作成
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step3
- ⑶日付の表の色削除
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step4
- ⑷条件付き書式で色を付ける
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step5
- (4.1)表示形式から条件付き書式を選択
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step6
- (4.2)対応させたい範囲を選択
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step7
- (4.3)書式ルールをカスタム数式に変更
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step8
- (4.4)書式ルールに条件付き書式を入力する
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step9
- (4.5)色を選択して完了
⑴スプレッドシートで作成
まずはブラウザでスプレッドシートを開きます。右上にある「テンプレートギャラリー」を開いて、「ガントチャート」を選択します。
⑵横軸の日付を作成
ガントチャートのテンプレートには、日付が対応されておらず曜日のみが対応しています。なので横軸にプロジェクトなどの期間を記入しましょう。
⑶日付の表の色削除
ガントチャートの日付とタスクの部分にある色を削除しましょう。
⑷条件付き書式で色を付ける
次に開始日・終了日と右側の期間を対応させるために条件付き書式を設定します。
(4.1)表示形式から条件付き書式を選択
メニューにある表示形式を選択して、条件付き書式を押します。
(4.2)対応させたい範囲を選択
「範囲を適用」の下にある「データ範囲の選択」を押して対応させたい範囲を選びます。
今回の例でいくと「I12列からBP35列」を対応させています。
(4.3)書式ルールをカスタム数式に変更
「空白ではない」の部分を「カスタム書式」に変更します。
(4.4)書式ルールに条件付き書式を入力する
入力する条件付き書式は下記の内容です。
=AND(I$9>=$E12,I$9<=$F12)
書式の中身の意味は下記の通りです。
=AND(①>=②,①<=③)
① 横軸の日付1日目のセルを選ぶ
② 縦軸の作業1の開始日列のセルを選ぶ
③ 縦軸の作業1の終了日列のセルを選ぶ
(4.5)色を選択して完了
「書式スタイルの設定」から変えたい色やスタイルを設定して完了です。
Excel（エクセル）でガントチャートの作り方
Excel（エクセル）でガントチャートの作り方は下記の記事を参考にしてみてください！
Excel(エクセル)でガントチャートの作り方を画像付きでご紹介！
ガントチャートを使ってプロジェクトを成功させよう！
ガントチャートについて理解できましたか。スプレッドシートでの作り方も図解しているので参考にして作ってみてください！
