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Excelでチェックボックスを作成する手順7つ|対処法2つも紹介

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2021/05/13

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Excelでも作れるチェックボックスとはどのような機能?

本記事では、Excelを使ってチェックボックスを作る方法をご紹介します。
「チェックボックス」とは、アンケートなどで当てはまる項目をいくつか選ぶ際に、レ点(チェック)をつけるための四角い枠です。

Wordでも作成できますが、表計算ソフトのExcelでも作成が可能です。むしろ、最後に集計することを考えれば、Excelの方が使い勝手が良いでしょう。

チェックボックスを作るメリット3つ

Excelでチェックボックスを作れるようになると、どんなメリットがあるのでしょうか。

PCを使って仕事や趣味の資料を作っている時に、「もっとこんなことができたら」「もっと効率よく作業したい」という思いを持つことはないでしょうか。

PCスキルを増やすことで、今までの悩みが解決されたり、より良い仕事ができたりという変化が生まれます。

ここでは、チェックボックスを作るメリットを知って、どんなことに活用できるか考えてみましょう。

1:チェックリストに使える

「チェックリスト」を作ることで、必要な物や業務の抜け漏れが防げます。

「チェックリスト」とは、必要な物や業務を項目にして、レ点を打つことで準備や作業の完了を表すものです。

例えば、自分の記憶だけを頼りに作業していると、ミスが起こることがあります。また、やるべきことや確認事項が担当者の頭の中にしかない状態では、他の人との連携が取れません。

そんな時、チェックリストを作ってチームで共有することで、全員が共通認識をもって仕事にあたれるようになります。

2:ToDoリストとして使える

「ToDoリスト」とは、するべきことや予定を箇条書きしたものです。ToDoリストを作ることで、今日一日の行うべきタスクや目標達成に必要な業務などが整理されます。

「なんとなく忙しい」という状況から、行うべきことが見える化された状態になることで業務の効率化につながります。

また、Excelのチェックボックスを使ってToDoリストを作ることで、完了したタスクにチェックをつけて進捗状況を管理できます。

紙のTodoリストと違い、データを共有して進捗状況を確認し合ったり、未来の自分や同じ業務を担う人に必要なタスクを引き継いだりしやすいため、一度作ったリストを再活用することも可能です。

3:アンケートとして利用できる

企画のためのデータ収集や、プロジェクトの振り返りなどのアンケートを取った際、集計に苦労した経験がある人も多いのではないでしょうか。

「二者択一」など、一つだけ選択する項目ではラジオボタンやドロップダウンが便利ですが、複数選択には使いづらい機能です。

そのような場合にチェックボックスを使えば、複数選択制のアンケートが簡単にできます。

Excelでアンケートを作り、対象者にデータを送って返信してもらうだけなので、アンケート用紙を印刷する必要もなく、貴重な時間と資源を節約できます。

また、大量のアンケート結果も自動的に集計されるので、数える手間やミスもなくせるでしょう。

Excelでチェックボックスを作成する手順7つ

先述の通り、Excelでチェックボックスを作成できれば、様々なことに活用できると同時に業務を効率化できます。

では、実際にどのようにExcelでチェックボックスを作成すればよいのでしょうか。

ここからは、Excelでチェックボックスを作成する手順を7つを紹介して行きます。手順を覚えて、日々の業務に活かしていきましょう。

1:開発タブからチェックボックス機能を入れる

Excelでチェックボックスを作成する場合、まず「開発タブ」を表示することから始めます。

なお、デフォルトでは開発タブが表示されていないので、Excelのウィンドウ上部にあるリボンに開発タブが無い方は、リボンに開発タブを入れるところから始めます。

リボンに開発タブを表示するには、一番左側の「ファイル」→「オプション」→「リボンのユーザー設定」を選択して、メインタブのリストから「開発」にチェックをして「OK」で完了です。

表示された開発タブの中から「挿入」を選択して、アイコン一覧の中にあるレ点マークをクリックします。

マウスポインタの形が変わるので、チェックボックスを作りたい位置に図形描画の要領でドラッグします。これでチェックボックスの挿入が完了しました。

2:文字列をすべて削除する

挿入したチェックボックスには、「チェック1」などの文字列が入っています。

この文字列を消すために、チェックボックスの上で右クリックをして「テキスト編集」を選択します。編集が可能になったら、DeleteキーやBackspaceキーでテキスト削除をします。

3:チェックボックスのコピー

チェックボックスがあるセルを選択して、セルの右下の点を下にドラッグします。するとチェックボックスが下のセルにコピーされていきます。この動作を「オートフィル」といいます。

このとき、セル内を直接クリックするとチェックボックスにレ点がついてしまうことがあるので、他のセルを選択してから矢印キーで動かすのがおすすめです。

4:コントロールの書式設定のダイアログボックスを表示

チェックリストを、ただの箱ではなく結果を集計できるような仕様にしていきます。

挿入したチェックボックスを直接右クリックして、「コントロールの書式設定」を選択するとダイアログボックスが表示されます。

5:コントロールタブの「リンクするセル」の入力欄をクリック

チェックボックスにチェックされたかどうかの結果を示すセルを設定します。

「コントロールの書式設定」というダイアログボックスが表示されたら、コントロールタブにある「リンクするセル」の入力欄をクリックします。

6:連動させたいセルをクリック

「リンクするセル」の入力欄をクリックした後、シート上の連動させたいセルをクリックします。

ここでクリックしたセルにチェックボックスのチェック結果が「true/false」で表示されますので、他のチェックボックスも1つ1つ別のセルを連動させていきます。

同じようにコントロールタブで「リンクするセル」をクリックで指定していきましょう。

7:チェックボックスがセルと正しく連動しているか確認する

チェックボックスとセルが正しく連動しているか確認しましょう。

チェックボックスをクリックしてレ点をつけたとき、連動させたセルに「true」と表示され、再度クリックしてレ点を消すと「false」と表示されます。正しく表示されていたら、連動できているということになります。

Excelのチェックボックスの編集方法4つ

Excelで作成したチェックボックスは、削除したりサイズや色などを編集したりできます。

余計なものを消したり目的に応じて編集したりすることで、より使いやすいチェックボックスにしていきましょう。

ここからは、Excelのチェックボックスの編集方法を見て行きます。

1:チェックボックスを削除する

チェックリストの項目を1つ減らしたいときなど、チェックボックスを1つずつ削除する方法を説明します。

「フォームコントロール」から挿入した場合、チェックボックスを右クリックすることでチェックボックスを選択できます。この時、左クリックするとレ点が入ってしまい、選択できないので気を付けてください。

「Activexコントロール」から挿入した場合、チェックボックスを左クリックすることで選択できます。

チェックボックスを選択したら、Deleteキーを押して削除完了です。右クリックでメニューが表示されているときは、左クリックでメニューを消してからDeleteキーを押してください。

複数のチェックボックスを一括で削除したいときは、Ctrlキーを押しながら削除したいチェックボックスを左クリックしていきます。複数選択できるので、選び終えたらDeleteキーですべて削除できます。

2:チェックボックスのサイズを変更する

Excelで作成したチェックボックスを大きくしたい場合、枠をそのまま拡大したり、文字の大きさをpt指定で書式変更したりしても、サイズの変更はできません。

ここでは、チェックボックスをExcelのセルに合わせてから、セルの大きさを変えることでチェックボックスのサイズを変更する方法を紹介します。

まず、チェックボックスを右クリックして「コントロールの書式設定」を入力します。「プロパティ」タブの「セルに合わせて移動やサイズを変更する」をチェックし、「OK」を押します。

これで、セルの幅や高さを変えることでチェックボックスのサイズも変更できるようになりました。

ただし、この操作ができるのは「Activexコントロール」から挿入したチェックボックスだけです。「フォームコントロール」から挿入したチェックボックスは、サイズ変更の操作ができないのでご注意ください。

3:チェックボックスの配置位置を変える

挿入時のクリック位置がずれることでチェックボックスの位置がバラバラになった場合、位置合わせができると見栄えがよくなります。

まず、配置を揃えるチェックボックスを全て選択します。Ctrlキーを押しながらクリックするか、ホームタブの「検索と選択」にある「オブジェクトの選択」をクリックして選択したいチェックボックスのある範囲をドラッグして複数選択します。

次に、ページレイアウトタブから「配置」を選択します。左揃えや中央揃え、上下に整列など目的に合わせた配置を選択すると、チェックボックスを等間隔できれいに並べることができます。

4:連動したセルに背景色を加える方法

チェックボックスをさらに見やすくするために、チェックした項目のセルに色付けや網掛けをすることができます。

まず、背景色を加えたいセルを選択して、ホームタブの「スタイル」から「条件付き書式」の「新しいルール」を選択します。ルールは「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択し、ルールの内容には「連動セルがtrueの場合」となるよう入力します。

例えば、色を変えたい項目の「true/false」が表示されるのがA1のセルだとすると「=$A1=true」と入力することになります。

チェックボックスが縦並びの場合は、列を表すアルファベットの前に、横並びの場合は行を表す数字の前に「$」をつけてください。

次に「書式」を選択して、塗りつぶしタブから加えたい背景色を選びます。「OK」をクリックしたら設定完了です。チェックがついたセルの背景色が変わって、何を選択したのか見やすくなります。

Excelのチェックボックスを使って集計したいときは?

チェックボックスで選択した項目の数値を自動できると便利です。

例えば、いくつか商品を選択したら合計代金が表示されるというようなイメージです。Excelのチェックボックスで選択された項目の数は、「SUMIF関数」を使って自動集計できます。

まず、集計結果を示したいセルを選択して「fx」から関数「SUMIF」を挿入します。選択範囲は「true/false」が示されるセルを全て選択して、選択条件に「true」と入れます。合計範囲には、合算したい数値が示されるセルを全て選択します。

例えば「=SUMIF($A$1:$A$10,true,$B$1:$B$10)」の場合は、「セルA1からA10の中でtrueと書かれたセルに対応したセルB1からB10の数値を合計する」という意味になります。

これで、チェックした項目の数値を自動で合計することができます。

Excelのチェックボックスにチェックできないときの対処法

チェックボックスができあがったら、正しくチェックできるか確認しましょう。

「せっかくチェックボックスを作ったのに、なぜかレ点が入らない」というような場合にはいくつか原因が考えられます。

ここからは、チェックボックスにチェックできないとき、考えられる対処法を見て行きましょう。

特殊文字が使われていないか確認する

Excelでは、キーボードにない特殊な文字や記号を表示させることができますが、その中にはチェックボックスのマークもあります。

挿入タブから「記号と特殊文字」を選択して、フォントを「Wingdings」、文字コードを「254」と入力するとチェックボックスの記号が出てきます。

特殊文字のチェックボックスは説明文章などには便利ですが、あくまでテキストなので、クリックでレ点をつけたり消したりすることはできません。

レ点を付け外ししたい場合は、前述した方法でチェックボックスを作りましょう。

デザインモードがオンになっていないか確認する

デザインモードがオンになっていると、チェックボックスの編集はできますが肝心のレ点を打つことができません。

開発タブの「コントロール」にある「デザインモード」がオンになっていないか確認し、オフにしておきましょう。

Excelでチェックボックスを作ってみよう

Excelでチェックボックスを作ると、業務の効率化に役立ちます。

Microsoftのテンプレートも用意されているので、初めはテンプレートを活用して徐々に自作していくのもよいでしょう。自分なりの活用方法を見つけてみてください。

Bee

この記事を書いた人

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