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Googleドライブの8つの使い方を解説|インストール手順も紹介

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2021/10/23

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Googleドライブについての概要

Googleドライブとは、簡単かつ安全にデータやファイルの保存、共有、アクセスができるクラウドストレージサービスです。文書ファイルだけではなく、動画や写真、PDFファイルなども保存でき、15GBまでなら無料で利用できます。

スマホ、タブレット、パソコン、どのデバイスからでも簡単にデータの管理や利用ができます。共同編集を効果的に行うこともでき、職場などのチームでの利用にもおすすめのクラウドストレージサービスと言えるでしょう。

GoogleドライブとGoogleフォトとの違い

Googleドライブには様々な種類のファイルを保存できますが、Googleフォトは写真や動画ファイルに特化したサービスです。Googleフォトでは、文書ファイルなどは開けませんが、写真や動画を整理したり、編集・加工したりするのには適していると言えます。

また、ドライブにある写真や動画を、Googleフォトに追加することもできます。その際、両方に保存していると容量を余分に使用するため注意しましょう。

Googleドライブの特徴

多くのクラウドストレージサービスが各社から提供されていますが、その中でもGoogleドライブのユーザー満足度は高いと言えるでしょう。Googleドライブの特徴として、直感的な操作ができ、誰もが利用しやすい点が挙げられます。

多くの機能が備わっていることも魅力ですが、ここでは、利用のしやすさについて2つの点を紹介します。

機器やOSに影響されずにファイルへアクセスできる

Googleドライブは、どのデバイスからでもファイルへアクセスできます。Androidだけではなく、iPhone・iPadでも利用でき、端末のOSに影響されません。もちろん、パソコンもWindowsやMacで利用可能です。

また、アプリをダウンロードしなくても、ブラウザ上でファイルを閲覧することもできます。デバイスやOSにかかわらず、Googleドライブの多くの機能を快適に利用できる点は大きな魅力と言えるでしょう。

簡単にファイル共有できる

ドライブに保存しているファイルやフォルダは、簡単に複数の人と共有できます。その際には、共有相手のファイルへの編集やコメントの権限を管理することもできます。

また、共有ドライブを使えば、仕事での利用にも効果的です。共有ドライブ内のファイルは、個人ではなくチームの所有となるため、チームの誰もがいつでもファイルにアクセスできます。同じ場所にいなくても、共同作業を簡単に行えるサービスツールと言えます。

Googleドライブの8つの使い方

Googleドライブには、ただデータを保存するだけではなく、新しいファイルの作成や共有・整理など多くの機能が備わっています。ここからは、ファイルのアップロードや共有の仕方など、基本的な機能の使い方について紹介します。

操作は簡単で使いやすいため、新しく利用を始める人でもすぐに慣れることができるでしょう。

1:ファイルのアップロード方法

パソコンの場合、ドライブを開き「新規」をクリックすることで、新しいファイルをアップロードできます。「ファイルのアップロード」または「フォルダのアップロード」をクリックして、加えたいファイルやフォルダを選択します。

ドライブアプリをインストールすれば、スマホやタブレットからでもファイルのアップロードが可能です。ドライブに入れたいファイルのあるアプリを開き、「共有」から「ドライブ」を選びます。後でドライブアプリを削除しても、ドライブに保存されたファイルに影響はありません。

1つのデバイスからファイルを保存すれば、自動的に他のデバイスからも使用できるようになります。

2:スキャナー機能の使い方と保存方法

Androidを使えば、紙の文書をPDFにしてドライブに保存できます。請求書や領収書、手紙などを、カメラでスキャンするだけで検索可能なPDFファイルになります。

具体的な操作方法としては、まずGoogleドライブアプリを開き、右下の追加アイコンをタップしましょう。次に、カメラマークのスキャンアイコンをタップして、読み取りたい書類を撮影します。

スキャンする範囲の調整や、別のページを追加することも可能です。撮り終えたら、完了アイコンをタップすることで保存できます。

3:ファイルの共有方法

Googleドライブでは、保存しているファイルを誰とでも簡単に共有できます。パソコンを使えば、単一のファイルだけではなく、複数のファイルも一度に共有可能です。

共有したいファイルを選択したら、パソコンの場合は共有アイコンをクリック、スマホなら「その他」から「共有」をタップしましょう。

リンクを共有する場合

ファイルへのリンクを共有するなら、リンクを知っている全員がファイルを使用できるようになります。ここでは、パソコンでの操作方法を紹介します。

まず、共有したいファイルを選択して、共有アイコンから「リンクを取得」をクリックしましょう。下矢印をクリックして、ファイルの共有相手を選択、相手のファイルに対する編集権限も選びます。

「リンクをコピー」してから「完了」をクリックします。共有する場所にそのリンクをコピーして貼り付けましょう。

共有するユーザーを追加する場合

特定のユーザーを追加して共有したい時には、共有アイコンから「ユーザーやグループと共有」を選択し、共有相手のメールアドレスを入力します。スマホの場合は、「他のユーザーと共有」と表示されています。同様にメールアドレスを入力しましょう。

この時に、共有相手のファイルに対する権限を下向きの矢印から選択できます。「閲覧者」、「閲覧者(コメント可)」、または「編集者」から選びましょう。通知を送信するかを選択して、「共有」または「送信」をクリックします。

4:容量の確認方法

パソコンでhttps://drive.google.com/settings/storageにアクセスすると、保存容量の確認ができます。容量は、Googleドライブ、Gmail、Googleフォトで共有され、15GBまでは無料で利用可能です。容量を追加購入することもできます。

また、ファイルをゴミ箱に移動し、完全に削除することでアカウントの空き容量は増やすことができ、ゴミ箱に移動したファイルは、30日後に自動的に削除されます。

5:ツールメニューの使い方

ファイルを右クリック、スマホならメニューアイコンをタップすることでメニューが表示され、ファイルごとに様々な機能が使えます。例えば、特定のユーザーからファイルを共有されたくない場合、そのユーザーをブロックできる機能も使えます。

6:Google オフラインドキュメントの使い方

オフラインアクセスを有効にすることで、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドはインターネット接続がなくても表示や編集ができます。オフラインで利用したいファイルを選んでメニューバーを出し、「オフラインで使用可」をオンにしましょう。

オフラインアクセスを有効にする前に、インターネットに接続してデバイスにファイルを保存しなければいけません。十分な空き容量があるか確認して行いましょう。

7:Googleフォトとの連携方法

パソコンを使うと、Googleドライブにある写真や動画をGoogleフォトに追加できます。Googleフォトにアクセスして、右上の「アップロード」から「Googleドライブ」をクリックします。写真を選択して「アップロード」をクリックしましょう。

ドライブで行った変更はドライブにのみ適用され、フォトで行った変更はフォトのみに適用されます。写真や動画を保存すると、アカウントの容量がその分少なくなるため、保存容量には注意が必要です。

8:Googleドライブで使えるショートカット一覧

Googleドライブでは、多くの種類のキーボードショートカットを使えます。ショートカットの一覧は、Windowsの場合、Ctrl+/で表示できます。以下は、新しいファイルやフォルダの作成に使えるショートカット一覧です。

・ドキュメント:Shift+T
・プレゼンテーション:Shift+P
・スプレッドシート:Shift+S
・図形描画:Shift+D
・フォルダ:Shift+F

Googleドライブへ保存可能なファイル形式

あらゆるファイル形式がサポートされており、ドライブへ保存することが可能です。例えば、画像ファイルでは、.JPEG.PNG.GIF.BMPなどで、オーディオ形式では、MP3MPEGWAV.ogg.opusがサポートされています。

また、Adobeファイルや、Microsoftファイルの中にも保存可能なものがあるため、ぜひ活用してみましょう。

Googleドライブのインストール手順

ここまで、Googleドライブの特徴や便利な機能について簡単に紹介してきましたが、まだインストールしていないという方も少なくないでしょう。ここからは、アプリ版、パソコン版別のインストールの仕方について紹介します。

Googleドライブは、どのスマホ、タブレット、パソコンでも利用でき、AdobeやSlackなどのサービスとも連携しています。ぜひ利用を始めてみてください。

アプリ版のインストール手順

Googleドライブは、AppStoreからもGooglePlayからも提供されています。まずは、それぞれのストアでダウンロードを行いましょう。アプリを開き、ログインすると「マイドライブ」に、自分がアップロードや同期したファイルやフォルダが表示されるようになります。

PC版の3つのインストール手順

パソコン版ドライブを使用すれば、容量を使わずにファイルを表示したり、オフラインでの保存ができるようになります。また、Google以外の形式のファイルを扱いたい場合にも、ドライブのインストールがおすすめと言えます。

パソコン版Googleドライブは、以下の簡単な手順でインストールできます。

1:Googleドライブヘルプへアクセスする

Googleドライブヘルプにアクセスし、パソコン版Googleドライブのスタートガイドの確認をしましょう。パソコン版ドライブを職場や学校で使用する方法についての記事にアクセスすると、詳細が表示されます。

パソコンでドライブが使用できない場合や、職場や学校で使用しており、個人のユーザーではなく管理者がインストールを行う場合があるため、注意が必要です。

2:ダウンロードを行う

次にダウンロードです。「Windows版をダウンロード」または「Mac版をダウンロード」をクリックしてダウンロードしましょう。リンクになっているため、クリックするだけでダウンロードが開始されるでしょう。

3:手順に沿ってインストールを始める

ダウンロードが完了したら、それぞれのパソコンに対応するインストーラを実行します。WindowsではGoogleDriveSetup.exe、Macの場合はGoogleDrive.dmgです。画面の指示に従って、操作しましょう。

パソコン版ドライブのメニューアイコンは、Windowsなら画面の右下、Macでは画面の右上に表示されるでしょう。

Googleドライブを使いこなそう

Googleドライブは、どのデバイスからでも多くの魅力的な機能が利用でき、簡単にデータの保存ができます。ドライブで全てのファイルが確認できるため、見たいデータがどこにあるか分からず見つからないということもないでしょう。

Googleドライブの機能や使い方を把握して、プライベートや仕事のデータ管理に役立てていきましょう。いくらかの保存容量は無料で使用できるため、まだ利用していない方はぜひ試してみてください。

Bee

この記事を書いた人

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