デジタル

Googleフォームを使うメリットは?作成方法や便利な機能も紹介

Googleフォーム作り方使い方機能

2021/12/25

目次[ 表示 ]

Googleフォームの利用方法とは?

Googleフォームは、Google社が提供するオンラインツールのひとつであり、Googleアカウントを保有していれば、誰でも無料で利用することができます。問い合わせやアンケート用のフォーム作成ツールとして、ビジネスや教育機関など多種多様な場所で活用されています。

今回はこの「Googleフォーム」を利用することで享受できるメリットやフォームの作り方便利な機能などについて解説していきます。

Googleフォームを活用するメリット・デメリット

Googleフォームは、さまざまな企業で導入されているGoogleが提供するサービスの1つです。利用するのに当たって、専門的な知識は不要で、短時間でフォームを作成できるようになっています。

まずは、Googleフォームを活用する中でのメリット・デメリットについて確認していきましょう。

メリット

Googleフォームのメリットは、無料でフォーム機能を利用できる点です。Googleアカウントを保有していれば誰でも無料で利用することができ、作成できるフォームの数に制限はありません。

Googleフォームの豊富な機能も無料で利用可能なことから、フォームの運用コストを抑えることができます。

またGoogleフォームには、複数のテンプレートが事前に用意されています。ワークシートやイベントの出欠確認などさまざまなテンプレートがあるため、誰でも簡単にフォームを作成することができます。

デメリット

Googleフォームの利用を検討している場合、メリットと合わせてデメリット・注意点を確認しておく必要があります。Googleフォームの注意点としては、デザインなどを細部までカスタマイズすることができないといった点が挙げられます。

Googleフォームのデザインはシンプルであり、テーマオプションとして変更することができるのはヘッダーの画像、背景色、フォントスタイルの3つで、自分のイメージに合わせてデザインのフォームを利用したい場合などには対応しにくい仕様になっています。

また、Googleフォームは管理や返信といった機能とは連携していないため、確認や対応状況の把握がしにくいといった点にも注意が必要です。

Googleフォームの作成手順9つ

ここからは、Googleフォームの作成手順を紹介していきます。

フォーム作成に専門的な知識や技術は必要ではないため、気軽に作成することができます。また、短時間で完了することもGoogleフォームの特徴であるため、ここで紹介する9つの手順をゆっくりと確認して進めるようにしましょう。

  • Googleのアカウントを作成する
  • Googleフォームのページを開く
  • デザインとタイトルを設定する
  • 質問のタイトルを決める
  • 詳細設定をする
  • 必要に応じてパーツを追加する
  • 間違いがないか確認する
  • 公開設定をする
  • 回答結果を確認する

1:Googleのアカウントを作成する

Googleフォームを利用するにあたっては、まず「Googleアカウント」の作成が必要です。Googleアカウントを保有していない場合は、Googleアカウントの作成ページにアクセスし、アカウントを作成します。

Googleアカウントを作成しておけば、GoogleフォームのほかにもGmailなどのサービスを利用することもできます。

2:Googleフォームのページを開く

Googleアカウントの作成が完了したら、Googleフォームのページに進むことができます。Googleフォームページには、すでにテンプレートが用意されているため、それぞれの用途に合ったテンプレートを無料で利用することができます。

3:デザインとタイトルを設定する

テンプレートの選択が完了した後は、デザインとタイトルを設定していきます。デザインは、画面上部のパレットマークから設定が可能です。

またヘッダーの画像を選択したり、テーマによって色を変えたりすることができるため、それぞれのフォームの内容に合ったデザインを展開することもできます。

さらには、「空白」のフォームを選択することでタイトルを設定することができます。また必要に応じてパーツを追加することも可能です。

4:質問のタイトルを決める

デザインとタイトルの設定が完了したら、質問のタイトルを設定していきます。また解答形式を変更したい場合には画像から「記述式」、「段落式」、「ラジオボタン」、「チェックボックス」、「プルダウン」などに変更することも可能です。

5:詳細設定をする

デザインの作成やタイトルの設定が完了した後は、詳細の設定を行っていきます。上部にある「目」マークをクリックするとプレビューが確認できるため、修正したい部分や追加したい項目などを簡単に見つけることができます。

修正したい部分が見つかった場合には、右上の「鉛筆」マークをクリックして再度、編集を行っていきます。

6:必要に応じてパーツを追加する

詳細を設定するにあたってパーツを追加したい場合には、「質問を追加」マークをクリックすることで、新しいパーツを作成することができます。

また特定の回答が選択された場合のみ表示させる「セクション」も設けることができるため、より細部にわたって編集をすることが可能です。この機能については、後ほど詳しく説明していきます。

7:間違いがないか確認する

詳細の設定まで完了したら、フォーム全体を通して不備や間違いがないかを確認する必要があります。先ほども説明した「目」マークからプレビューを表示させ、設問が正しく機能しているかなどを確認しておくようにしましょう。

8:公開設定をする

フォーム全体を通して不備や間違いがないことが確認できれば、右上の送信マークをクリックして公開設定を行います。フォームの共有方法は「メールで送る」、「リンクを共有する」、「TwitterやFacebookに投稿する」などさまざまな方法から選択することができます。

アンケートの実施方法や回答者に合わせて選択することがおすすめです。

9:回答結果を確認する

公開設定が完了すれば上部の「回答」マークをクリックすることで、フォームへの回答結果を確認することができます。回答結果は自動的にグラフによってわかりやすく可視化されるため、結果の把握を容易に行うことができるのもGoogleフォームの特徴の1つです。

Googleフォームの便利な13の使い方

ここからは、Googleフォームの便利な使い方を取り上げていきます。無料であるにもかかわらず、さまざまな機能が搭載されているのがGoogleフォームの特徴です。これらを確認・理解しておくことで快適に活用することができます。

  • 条件分岐の設定方法
  • 作成したフォームをWebサイトに埋め込む方法
  • 通知メールを設定する方法
  • チェックボックスの数を制限する方法
  • スプレッドシートと連携させてグラフを調整する方法
  • テストやクイズを作成する方法
  • 質問に対する選択肢をランダムに表示する方法
  • 回答者が自分の点数を確認する方法
  • 回答者のメールアドレスを自動収集する方法
  • ファイルを添付した回答を受け付ける方法
  • 回答を確認する方法
  • スマホで回答を確認する方法
  • スマホから編集する方法

1:条件分岐の設定方法

Googleフォームでは、条件分岐の設定方法を理解しておくことで、ユーザーの回答に基づいて特定の質問に誘導することができます。条件分岐を設定することによって回答者側のストレスが減り、開発側も有益な情報を得やすくなるといったメリットがあります。

主な設定方法としては、Googleフォームでセクションを作成した後、「セクションを追加」マークを選択し、そのセクションに質問を追加していきます。近くにある「質問追加」マークでは条件分岐ができないことに注意が必要です。

作成したセクションに質問を追加したら、セクションの設定・変更を行うため、セクションの右下にある「メニュー」を選択します。「回答に応じてセクションに移動」を選択し、セクションの移動先を選択していきます。さらに条件分岐を設定したい場合は、この設定方法を繰り返し行います。

最後にプレビューで動作確認を行なえば、条件分岐の設定は完了です。ただし条件分岐は「ラジオボタン」と「プルダウン」のみ有効だということを念頭に入れておく必要があります。

2:作成したフォームをWebサイトに埋め込む方法

Googleフォームでは作成したフォームを「メール」、「Webサイト」、「URLリンク」の3つの方法で回答者に周知させることができます。その中からWebサイトやブログに埋め込むことで回答を募る方法を紹介していきます。

まずはGoogleフォームで、Webサイトに埋め込むフォームを選択して表示します。フォームの編集画面の右上にある「送信」マークをクリックすると、フォームの送信画面が表示されます。

送信方法は「〈〉」マークを選択し、埋め込み後のフォームの幅と高さを編集し、「コピー」マークをクリックすればフォームのHTML情報がコピーされ、WebサイトのHTMLに埋め込むことができます。

一般公開しているWebサイトなどに埋め込んで広く回答を募る場合には、フォームを「一般公開」にしておく必要があります。

「ギアアイコン」をクリックして設定画面を表示させ、「全般」マーク内の「ログインが必要」マークの「(組織名)と信頼できる組織のユーザーに限定する」といったチェックボックスを「オフ」にして保存しておくようにしましょう。

3:通知メールを設定する方法

Googleフォームでは、ユーザーによって入力結果が送信されたタイミングで、作成者のみがメール通知を受け取れるような設定ができます。手順としては、作成したGoogleフォーマットの管理画面にある「回答」ページへ進み、右にある「三点リーダー」マークをクリックします。

一覧が表示されるため、上部にある「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をクリックして、チェックマークを入れます。これによってメール通知機能が有効になり、フォームの入力が完了すると作成者のGoogleアカウントにメール通知が届くようになります。

4:チェックボックスの数を制限する方法

Googleフォームでは、アンケートを実施する際にチェックボックスの数を「必ず3つチェックしてもらう」や「最低2つチェックしてもらう」といったように数を制限することもできます。

設定方法としてはチェックボックスの設問を作成し、設定右上の三点リーダーをクリックして「回答の検証」をクリックします。

チェックボックスの下に「選択する最低個数」といったプルダウンメニューと入力欄が表示されるため、選択する最低個数や最多個数などを設定することができます。

さらに「カスタムのエラーテキスト」には、正しく選択されていない場合に注意メッセージが表示されるように入力することも可能です。最後に右上のプレビューから動作の確認を忘れないようにしましょう。

5:スプレッドシートと連携させてグラフを調整する方法

Googleフォームでは、アンケート結果の集計データをスプレッドシートと連携させ、そのスプレッドシートのデータからグラフを作成・調整することができます。

まずはアンケート結果をスプレッドシートへ書き出し、回答をまとめたページにあるスプレッドシートのアイコンをクリックすると出力方法が選択できます。作成を選ぶとスプレッドシートにタイムスタンプ(回答が送信された時間の履歴)を加えたデータが入力されます。

スプレッドシートの「挿入」マークから「グラフ」を選択すると、利用するデータのグラフが自動的に作成されます。グラフにはさまざまな種類や配色、タイトルにカスタマイズすることができるため、自分なりに見やすいように調整することが可能です。

6:テストやクイズを作成する方法

Googleフォームでは、オリジナルのテストやクイズを作成することもできます。まずは設定画面を表示させ、「全般」タブ内にある設定を行います。テストやクイズ用に変更させるため、「メールアドレスを収集する」と「回答を1回に制限する」にチェックを入れます。

つづいて「プレゼンテーション」タブ内にある、「進行状況バーを表示」と「質問の順序をシャッフルする」の両方にチェックを入れます。

これによって回答者が、どの程度回答が進捗しているのかを確認できるのに加えて、質問の順序がランダムに出題されるようになります。

そして「テスト」タブ内にある「テストにする」のスイッチをオンにして、その他の項目もテストやクイズに合わせて適宜設定を行い、「保存」を選択します。

ここまでの工程で問題用の設定が完了したため、次にこの問題の正解を設定していきます。それぞれの質問を選択して、1つずつ設定を行っていきます。「解答集を作成」を選択して正しい回答と点数を設定し、最後にプレビューを表示させて動作を確認すれば完了です。

7:質問に対する選択肢をランダムに表示する方法

Googleフォームを利用してアンケートを実施する場合、質問に対する選択肢をランダムに並べ替えることも可能です。これによって回答内容が偏らず、正確なデータを収集することができます。

質問に対する選択肢をランダムに並べ替える方法は、複数の回答がある選択式やチェックボックスなどの質問形式の場合に利用できます。フォーム画面で質問をクリックし、「必須」の横にある三点リーダーへ進みます。

その中の「選択肢の順番をシャッフルする」を選択することで、ランダムに表示することができます。

8:回答者が自分の点数を確認する方法

Googleフォームの便利な機能の1つとして、テストやクイズを作成できることを紹介しましたが、回答者が自分の点数を確認することもできます。フィードバック機能を利用することで、回答者の理解度を深めることにも活用できます。

また「正解者」・「不正解者」それぞれに対するフィードバックというような設定をすることも可能です。

テストを作成する際の右上の設定アイコンから「テストにする」を選択し、質問ごとの正解を設定していきます。質問の下にある「回答集を作成」から正解と点数を設定し、「完了」をクリックします。

他の質問についても同様に設定を行い、最後に右上の「合計点」が正しいことを確認すれば、テストに設定したフォームに回答すると、回答者は自分の点数を確認することができます。

9:回答者のメールアドレスを自動収集する方法

Googleフォームでは、回答者からメールアドレスを自動収集することができます。

まずはフォームの「設定」画面から作成済みのフォームを表示します。

画面右上にある「設定」をクリックし、「全般」タブ内の「メールアドレスを収集する」にチェックを入れると、自動でメールアドレス入力用のテキストボックスが作成され、メールアドレスを収集することができます。

10:ファイルを添付した回答を受け付ける方法

Googleフォームでは、ファイルを添付した画像などの回答を受け付けることもできます。ファイルを添付した形式で回答を収集する方法としては、質問の横にある下矢印をクリックして「ファイルをアップデート」を選択します。

またファイルをアップロードする場合は、回答者はGoogleにログインする必要があります。Googleアカウントを作成していない利用者からは回答を収集できないことに注意しましょう。

11:回答を確認する方法

Googleフォームからフォームを開き、「最近使用したフォーム」から「お問い合わせ」を開きます。その中から「回答」タブを選択することで、管理者として回答を確認することができます。

12:スマホで回答を確認する方法

Googleフォームの回答をスマホで確認するには、確認したいGoogleフォームのURLに直接アクセスする必要があります。URLが分からない場合にはGoogleフォームにアクセスし、確認したいGoogleフォームを選択することでスマホでも確認することが可能です。

13:スマホから編集する方法

Googleフォームには、スマホ用アプリが存在しないため、ブラウザ上で編集を行う必要があります。ここでは「新しくフォームを作成する」ケースと「作成済みのフォームを編集する」ケースの2パターンを紹介していきます。

新規作成の場合

スマホで新しくフォームを作成する場合は、「Untitled form」部分にフォームの名前を入力します。

これがファイルタイトルとなり、アンケートやあいさつ文を作成していくことができます。PC上での表示形式と若干異なる部分はありますが、作成の手順などに変わりはないため、これまで紹介してきた手順ややり方を参照してみて下さい。

作成済みの場合

スマホで作成済みのフォームを編集する場合には、いくつか注意点があります。たとえば、iPhoneやiPadなどで編集を行う場合、日時選択ツールなどがサポートされていないといった不都合が生じます。

ただしPCでのやり方と同様に、質問や見出し、セクション、画像の追加などの編集作業を行うことはできるため、すきま時間などを活用してスマホで編集を行うことも十分可能です。

Googleフォームを使う際の注意点5つ

これまで、Googleフォームの便利な機能について紹介してきましたが、反対にGoogleフォームを利用するうえでの注意点を取り上げていきます。

Googleフォームもすべての機能が搭載されている魔法の道具ではなく、一定の分野においては他のツールと比較しても劣る部分が存在します。

これらの注意点を適切に理解したうえで、場面に応じた利活用をおすすめします。

  • ドライブの容量制限がある
  • 使う前にドライブの空き容量を確保する必要がある
  • 住所自動入力機能がない
  • デザインを細かく変更できない
  • 問い合わせに対する返信や状況の管理ができない

1:ドライブの容量制限がある

Googleフォームは、Googleドライブの容量制限に依存します。GoogleドライブとはPCやスマホ、Windows、iPhone、Android関係なくあらゆるデバイスで全てのファイルのバックアップやアクセスが安全に行えるクラウドストレージサービスです。

Google会員であっても無料で使える容量に制限があるため、これを超過してしまうと、月額または年額の課金制で容量を増やさなければなりません。

2:使う前にドライブの空き容量を確保する必要がある

Googleドライブの使用容量や空き容量はGoogleドライブ、Googleフォト、Google Oneから確認することができます。左枠の下にある「保存容量」から確認を行いますが、空き容量が残りわずかしか残っていない場合には、使用容量を確保する必要があります。

ドライブ内の整理や不要なデータやファイルを削除することで空き容量を確保することができますが、確保できない場合には有料プランに加入する必要が出てきます。

3:住所自動入力機能がない

郵便番号を入力すれば自動で住所が入力される機能は、荷物の郵送や招待状を送付する際などに便利ではありますが、Googleフォームにはこの機能がまだ搭載されていません。

住所入力の補助機能を有するフォームが広く認知されている今日において、この機能に慣れている利用者に対しては、ストレスを与えてしまうといった懸念点が指摘されています。

4:デザインを細かく変更できない

Googleフォームは、ヘッダーと質問項目のみというかなりシンプルな構成になっています。ヘッダー部分においては、用途に応じた写真やイラスト、自分で作成した画像などを挿入することができますが、あくまでもヘッダー部分のみです。

このようにGoogleフォームはデザインがシンプルであるため、一目見ただけでGoogleフォームによって作成されたフォームであると明白になってしまうといった注意点もあります。

5:問い合わせに対する返信や状況の管理ができない

Googleフォームを利用して回答者などから問い合わせを受けることまでは対応できますが、この問い合わせに対する自動返信や状況の確認をGoogleフォームで行うことができません。

お礼メールやその後のメール送受信に対応していないため、問い合わせの対応まで行う必要がある場合には、ほかのツールを検討することも視野に入れておくようにしましょう。

便利なGoogleフォームを利用しよう

ここまでGoogleフォームを使うメリットや作成方法、便利な機能を紹介してきました。無料でありながら幅広い分野に対応することができ、また専門的な知識が求められないといった点がGoogleの大きな利点です。

ただし、Googleフォームを利用するにあたっての注意点についても取り上げてきたように、場面に応じた利活用が大切であるため、メリット・デメリットを適切に理解したうえで利用していくようにしましょう。

Bee

この記事を書いた人

Bee

SHARE

この記事をシェアする