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メール署名とは?作成の際の5つのポイントと5つのテンプレートも紹介!

メールMail署名テンプレートフォーマットマナー

2021/08/13

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メール署名とはなに?

「メール署名」とは、メール本文の最後に入れる発信者の連絡先などの情報をまとめたテキストのことです。

メールに署名を入れると、このメールがどこの誰から送られたか一目で分かり、受け取り手がそれを見て折り返しの電話連絡や商品の発送など次のアクションに移りやすく、メールに署名を入れることはビジネスマナーとして定着しています。

メール署名作成のポイントなどを解説していきます。

メール署名作成の5つのポイント

メール署名は自由に作成できますが、メール署名を入れることはビジネスマナーの一つであり、基本的なルールから逸脱したものを使用していると、業績に影響したり、業務に支障が出たりしかねません。

メール署名の役割を理解し、基本的なルールに則って過不足ないメール署名を作成しましょう。

1:基本項目を決める

メール署名は名刺の役割を果たします。どこの誰がこのメールを発信したのか、このメールを読んで連絡をとるにはどこに連絡すれば良いか、などを受け取り手が把握できなければいけません。

そのため、一般的にメール署名には、氏名や会社名、部署名、電話番号、Fax番号、メールアドレス、自社WebサイトのURLなどを記載します。

項目ごとに改行を入れる

メール署名を作成する際は、受け取り手が読みやすく、データ保存しやすいように、項目ごとに改行しましょう。

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山田太郎 〇〇株式会社営業部 012-345-6789 012-345-6780
******@****.co.jp https://*********.jp/*****
―---―---―---―------―---―---―--

例えば、上記より下記のほうが、見やすく、受け取り手がコピー&ペーストやデータ保存がしやすくなります。

―---―---―---
山田太郎
〇〇株式会社営業部
TEL:012-345-6789
FAX:012-345-6780
E-mail:******@****.co.jp
URL:https://*********.com/
―---―---―---―

2:スマホでもきれいに見えるかどうか意識する

ビジネスメールは、パソコンスマートフォンなどさまざまな端末で読まれる可能性を考えておく必要があります。

自分のメール署名を作成したら、どの端末から見てもきれいに見えるか、必ず実際に表示して確認しましょう。OutlookやGmailWebブラウザなど、さまざまなツールで確認するとより良いでしょう。

また、メール署名には記号が頻用されますが、送信先で記号が文字化けすることがあります。自分のメールアドレスに送信し、文字化けしていないかをチェックしましょう。なお、「環境依存文字」は使用しないことをおすすめします。

3:自動挿入されるようにする

メールを発信するたびに署名を挿入するのは手間となります。メールツールには、自分が作成した署名を自動挿入する機能があります。これにより、煩わしい手間が省けるだけでなく、メール署名の入れ忘れを防ぎます。

代表的なメールツールであるOutlookおよびGmailで、メール署名を自動挿入する方法を見ていきましょう。

Outlookの設定方法

Outlookで署名を自動挿入するには、まず「メッセージ」タブの「署名」ボタンをクリックします。「電子メール署名」タブの画面左側にある「編集する署名の選択」で 、自動挿入する署名を選びます。

さらに、画面右側にある「既定の署名の選択」で、どのメールに自動挿入するのか設定することも可能です。

Gmailの設定方法

Gmailで署名を自動挿入するには、画面右上にある「設定」をクリックし、 「すべての設定を表示」を選択します。さらに、「署名」セクションに自分の署名を作成し、ページ下部にある 「変更を保存」で署名を保存します。

4:情報に変更があればすぐに更新をする

メール署名の内容は、受け取り手が自分に連絡する際の重要な情報源です。所属する部署名や電話番号などの変更があった場合は、すぐに更新しましょう。
特に、自動挿入される機能を使っている場合、更新を忘れたまま署名が自動挿入されたメールを送信してしまう可能性があるため、注意が必要です。

5:署名を複数用意し使い分ける

メール署名は複数作成し、送信先によって使い分けましょう。例えば、ビジネスメールに星やハートマーク、顔文字などはふさわしくありません。ビジネスにはシンプルで華美でないもの、プライベートではポップでオリジナリティのあるもの、などTPOを考慮する必要があります。

メール署名の5つのおすすめテンプレート

シンプル、可愛い、おしゃれ、かっこいい、など、メール署名には多種多様なデザインがあります。ビジネスやプライベートで使用する署名を作成し、活用しましょう。

ここでは、おすすめのメール署名のテンプレートを紹介します。自分なりのメール署名を作成し、用途に応じて使い分けましょう。

1:シンプルなビジネスメール用

まずは、装飾のないシンプルなビジネスメール用のテンプレートです。さまざまな場面で使いやすいデザインです。

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○○株式会社○○部
山田 太郎(ヤマダ タロウ)
〒000-0000 東京都○○区○○
TEL:03-0123-4567
FAX:03-0123-4568
携帯電話:090-0123-4567
Email:yamada@*****.co.jp
URL: https://*****.com/
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2:おしゃれで装飾をつけたビジネスメール用

ビジネスメール用ではあるものの、内容が伝われば良いといった堅苦しい署名ではなく、わずかな遊び心のある署名のテンプレートです。ビジネスの中にも、自分の個性を出したい人や少し砕けた印象を与えたい人におすすめです。

○●────−- – -    - – -−────●○
○○株式会社○○部
山田 太郎(ヤマダ タロウ)
〒000-0000 東京都○○区○○○○○○
TEL:03-0123-4567
FAX:03-0123-4568
携帯電話:090-0123-4567
Email:yamada@*****.co.jp
URL: https://*****.com/
○●────−- – -    - – -−────●○

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○○株式会社○○部
山田 太郎(ヤマダ タロウ)
〒000-0000 東京都○○区○○○○○○
TEL:03-0123-4567
FAX:03-0123-4568
携帯電話:090-0123-4567
Email:yamada@*****.co.jp
URL: https://*****.com/
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3:お知らせを含んだビジネスメール用

基本的な署名の項目だけでなく、営業時間や休業情報キャンペーンなどのお知らせを含める署名のテンプレートです。お知らせは、相手に伝わりやすいようにまとめましょう。

■年末年始の営業について■
休業期間 12月28日~1月3日
※メールの返信は、1月4日以降となります。
恐れ入りますが、ご了承のほどよろしくお願いいたします。

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○○株式会社○○部
山田 太郎(ヤマダ タロウ)
〒000-0000 東京都○○区○○○○○○
TEL:03-0123-4567
FAX:03-0123-4568
携帯電話:090-0123-4567
Email:yamada@*****.co.jp
URL: https://*****.com/
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4:就活メール用

就活メール用の署名は、なるべくシンプルに、分かりやすい署名にしましょう。ほとんどの場合、連絡先は電話番号およびメールアドレスで対応できます。

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山田 太郎(ヤマダ タロウ)
○○大学○○学部○○学科 ○年
携帯電話:090-0123-4567
E-mal:yamada@xxxxxx.co.jp
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5:英語のビジネスメール用

ビジネスの場面では、英語のメールを送る場面もあるでしょう。英語のメール署名は、所属先や会社所在地などの書き方が異なります。また、海外に送るメールには、最後に「Japan」を忘れずに入れましょう。

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Taro Yamada(名前)

○○ Department(部署名)
○○○○○○ Co., Ltd.(会社名)
○○○○○○, Tokyo 012-3456, Japan(会社所在地)
Mail:yamada@*****.co.jp(メールアドレス)
TEL: 03-0123-4567(電話番号)
FAX: 03-0123-6789(FAX番号)
Mobile: 090-0123-4567
URL: https://*****.com/
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メール署名の3つのメリット

メール署名は、今やビジネスマナーとして日常的に活用されています。前述したとおり、メール署名には使用するうえで注意すべきポイントもありますが、たくさんのメリットもあります。ここからは、メール署名のメリットを見ていきましょう。

1:自分の個性を出せる

メール署名には送信者の氏名や連絡先など基本的な情報を記載しますが、おしゃれなデザインや装飾をつけ、自分なりにアレンジした署名を作成することも可能です。

オリジナリティあふれる署名は、直接会っていない送信者に対して、まるで名刺を交換したように親しみを持たれたり、印象を残したりすることができるでしょう。

2:連絡先が分かりやすい

メール署名のメリットの一つは、受け取り手が連絡をとりたいときや、送付物を送付したいときなどに、連絡先や送付先を調べる手間が省けることです。

メール署名はビジネスマナーの一つですが、たった数行の署名をつけるだけで、ビジネスがスムーズに進む手助けをしてくれるでしょう。

3:メールの信頼性が向上する

メール署名には送信者がどこの誰かという情報を記載するため、署名付きのメールは署名がないメールよりも信頼性が向上します。特に、面識のない相手からのメールは警戒され、未読のまま削除される可能性すらあります。

しかし、メール署名で送信者の情報を明らかにしておけば受け取り手に安心感を与えやすく、不信感を抱かれることは避けられるでしょう。

メール署名はポイントを押さえて作成しよう!

メール署名は、受け取り手に自分の情報を伝えやすく、メールの信頼性を向上させるビジネスマナーの一つです。また、自分なりのオリジナリティがある署名をつければ、相手に自分の印象を残すこともできます。

自分の情報が変更されたら署名も更新する、TPOを考慮して署名を使い分ける、などのポイントを押さえて、メール署名を作成しましょう。

Bee

この記事を書いた人

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