ウェビナー開催に役立つおすすめのツール6選！開催方法や参加方法も解説

ウェビナー（webinar）とはWebとセミナーを組み合わせた造語で、インターネット上で行われるオンラインセミナーを意味します。従来のように会議室などを借り、参加者が全員会場に集まって行われる形式ではなく、ネットワークを利用してセミナーを行うのが特徴です。

ウェビナーはインターネット環境さえあれば、パソコンやスマホを使って簡単に参加できます。近年ではウェビナーの需要が高まっていることもあり、多くの企業がネットワーク上でウェビナーを実施しています。

従来のようなミーティングの場合、会場や会議室などのスペースが必要です。そのため、開催側、参加者側両方でコストがかかるだけでなく、会場の規模によって参加人数も制限されます。

一方、ウェビナーの場合はオンライン上で実施することから、規模の大きな会場を押さえる必要がなく、参加者も交通費を出して出向く必要がありません。また、参加人数の制限もなく、顔を映す・映さないといった設定も状況に応じて使い分けることができます。

ウェビナーの配信方法には、セミナーの様子を後から確認できる「録画配信」と、リアルタイムで映像が配信される「リアルタイム配信」の2種類があります。

ここではウェビナーの配信方法の種類についてそれぞれ紹介します。

録画配信とは録画した映像を配信する方法です。一言に録画配信と言っても大きく2つのタイプに分けることができます。

1つはリアルタイム配信を行ったものをアーカイブとして後から配信するタイプ、もう1つは最初から録画用に撮影した映像を配信するタイプです。

録画配信の場合は双方向のコミュニケーションが取れないというデメリットはありますが、リアルタイム配信と違い、ミスのない完成度の高いウェビナーを作成できます。また、後から見返したり、早送りや一旦停止もできるため、学習系のコンテンツで活用されるケースも多いです。

リアルタイム配信とはリアルタイムで映像を配信する方法です。登壇者と参加者が双方向のコミュニケーションを取れるため、その場でユーザーの生の声を聞くことができます。たとえばニュースやディスカッションなど、ライブ感が必要なコンテンツに適しています。

ただし、リアルタイム配信の場合は配信中にトラブルが起きる可能性があるというデメリットがあります。

ウェビナーは従来のようなオフラインの対面型セミナーと異なる点が多いですが、オフラインのセミナーよりも多くのメリットがあると言えます。

ここではウェビナーにおける参加・開催する利点を紹介していきますので、参考にしてみてください。

ウェビナーはオンライン上で配信され、パソコンやスマホでも気軽に視聴できます。参加者はこれまでのように会場に移動する必要がないため、時間や手間、交通費などのコストを気にする必要がありません。

これまでのセミナーでは興味があったとしても開催場所が遠い、スケジュールが合わないといった理由から参加できないケースもあったでしょう。しかしウェビナーの場合はそのような問題がないため、興味のあるウェビナーに参加しやすくなっています。

インターネット上で開催されるウェビナーは場所に影響されることがありません。たとえ参加者が海外に住んでいたとしてもインターネット環境さえあれば、日本国内で実施されているウェビナーに参加できます。

このようにウェビナーは場所に縛られることがないため、開催側にとっても従来のように獲得し損ねていた多くのリード客を囲い込むことが可能です。

従来のような対面型のセミナーの場合、席によっては映し出されている資料が見えにくいといった会場先特有の煩わしさがありました。パソコンやスマホで参加できるウェビナーの場合、資料が見にくい・登壇者の声が聞こえにくいといった様々問題も解消することができます。

資料は見えるようにサイズ調整したり、配布されていれば後で閲覧したりすることもできます。また、声が聞こえにくい場合は音量を調整すれば問題ありません。

従来のようなセミナーを実施しようと思うと、開催側では会場やホールを借りるコストがかかりました。特に規模が大きなセミナーであれば、数日間会場を借りる費用だけでなく人件費、設備費など様々な費用がかかります。

しかしウェビナーであれば、自社の会議室などで映像を撮って配信できるため、会場を借りる必要がありません。

前述のとおり、ウェビナーであれば会場を借りる費用や人件費、設備費、イベントプログラム、資料の作成費用など開催全体の費用を抑えることが可能です。これまでのセミナーでは、まとまった費用が必要になることがネックになっていたケースも多いでしょう。

しかしウェビナーの場合はウェビナーツールの利用料金以外に必要なコストはほぼ発生しないため、効率的にセミナーが実施できます。

ウェビナーはインターネット上で配信されるため、参加人数制限に縛られることがありません。

従来のセミナーの場合は会場やホールのキャパシティによって参加人数が制限されていましたが、ウェビナーであればツールによって同時接続可能数は異なりますが、主催者側で参加者の定員を自由に調整できます。

ここまで紹介したとおり、ウェビナーは従来型のセミナーに比べて多くのメリットがあります。しかし一方で、ウェビナー特有の懸念点も存在します。

ウェビナーの実施を検討する場合はメリットだけでなくどのような懸念点があるのかも事前に把握しておくことが大切です。ここではウェビナーにおける参加・開催する4つの懸念点を紹介します。

ウェビナーはインターネットを使用して配信されるため、当然ながら参加者にはインターネット環境が必要になります。インターネット環境を整えることができない人は参加できない、という点は押さえておく必要があるでしょう。

たとえばインターネット環境があったとしても、インターネット機器の性能によっては電波が弱かったり不安定になったりする可能性もあります。電波が不安定な状態では、当日になってウェビナーが視聴できないというケースも考えられます。

参加者は、事前にウェビナーが問題なく視聴できるかどうか確認しておく必要があるでしょう。

ウェビナーの場合は自宅からでも気軽に参加できることから、対面型のセミナーと違って離席しやすいです。そのため、参加者のモチベーションや集中力が低下しやすいといった弊害が存在します。

パソコンやスマホから簡単に参加できる利便性の高さやウェビナーのメリットではありますが、一方でこのような懸念点にもつながっている点には注意が必要です。

前述した離席しやすいというデメリットがあるため、開催側が参加者が快適に視聴できるように気を付けなければなりません。ウェビナーは参加者の様子が見えないということもあり、退屈なウェビナーを配信してしまうこともあるでしょう。

どのようにすれば視聴者に伝わりやすいか、カメラ移りは問題がないか、声が聞き取りやすくなっているかどうかなど十分に配慮することが大切です。セミナー自体の内容が良くても映像や音声が乱れていては視聴者の離脱を招くため、通信環境や機材も整えておきましょう。

近年ではウェビナーの需要が高まっていることもあり、初心者でもウェビナーを配信しやすい様々ツールが登場しています。ツールによって用意されている機能も異なるため、ツールを選ぶ場合には目的にマッチしたツールを選びましょう。

ここではウェビナー開催に役立つおすすめのツール6選を紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

コクリポは簡単にウェビナーが行えることに特化したウェビナー専用ツールです。ウェビナーに必要な機能が揃っており、ウェビナーはURLをクリックするだけで参加できるため、参加者にも優しい設計になっています。

また、国産のツールであるため、操作マニュアルや問い合わせに対する手厚いサポートが受けられるのも嬉しい点です。料金は初月無料であることもポイントです。

Zoom WebinarはZoomが提供しているウェビナーツールです。様々なプランが用意されており、無料のプランであっても最大100人の参加者に対してライブ配信を行えます。

また、大規模なウェビナーにも対応しており、YouTube LiveやFacebook Liveなどのカスタムストリーミングサービスで最大5万人の参加者に対してイベントをライブ配信することも可能です。

V-CUBEセミナーは安定した品質が魅力のオンラインセミナー配信プラットフォームです。ライブ配信、オンデマンド配信に対応しており、クラウド型であるため、参加者はアプリなどをインストールせずにウェビナーに参加できます。

また、チャットを利用することで登壇者に対するリアルタイムな質問を行ったり、アンケートを使って参加者のリアルな声を集めたりすることもできます。

Live Onはスマホやタブレットを使って簡単にWeb会議が行えるビジュアルコミュニケーションシステムです。オンプレミスタイプのWeb会議システムとして大きなシェアを獲得しており、クラウドサービスも提供しています。

多人数モードを利用すれば、メイン画面＋4人までの発言者が表示され、同時参加拠点数無制限でウェビナーを実施できます。また、出欠確認機能も搭載されています。

Adobe ConnectはAdobeが提供しているウェビナーツールです。世界中の企業が利用しており、豊富なオプションが用意されているため、利用する企業に合わせてカスタマイズができる点が特徴です。

また、1つのプラットフォームでウェビナーの計画から配信、追跡まで行うことができるため、全てのワークフローに対応しています。専用アプリのインストール不要で利用できる点も魅力です。

ネクプロはBtoB企業のマーケティングに最適なウェビナーツールです。ウェビナー配信だけでなく、申し込み管理システムや受付管理システムも簡単に導入できます。

そのため、幅広い企業にセミナーやイベントを配信したい企業や、現地のイベントもウェビナーも一体管理したい企業におすすめです。

参加者の視聴履歴やアンケート結果などを分析することもできるため、BtoB企業が抱えているマーケティング課題を解決することもできるでしょう。

これまでの対面型のセミナーからオンライン上のウェビナーに移行しようと考えている方は多いでしょう。しかしはじめてのウェビナー開催では、どのような手順で実施すればよいのかよくわからないというケースも多いです。

ここではZoomウェビナーを使った3つの開催手順を紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

まずはZoomウェビナーの事前準備として、ウェビナー実施に必要なものを準備しましょう。

Zoomウェビナーを使用してウェビナーを開催する場合、「Zoomアプリ・ソフト」「タブレット端末やパソコン」「カメラ」「スピーカー・ヘッドフォン・マイク」といったものが必要です。

ここではそれぞれ紹介していきます。

Zoomウェビナーに参加する場合、参加者はスマートフォンならZoomアプリ、Webブラウザを利用する場合はZoomソフトが必要です。主催者から送られてきたURLをクリックすると、自動的にZoomソフトが立ちあがってウェビナーに参加できます。

また、主催者側はZoomソフトのインストールだけでなく、規模に合わせたウェビナープランを選択する必要があります。

Zoomウェビナーを実施、視聴するためにはタブレット端末やパソコンを用意する必要があります。主催者の場合はセミナー配信用のメインのパソコンと、見え方のチェックやトラブル対応のためのサブパソコンの計2台を用意すると良いでしょう。

また、参加者はZoomアプリを利用すればスマートフォンからでも参加することも可能ですが、画面が小さいと見えづらいため、タブレットやパソコンを利用するのがおすすめです。

Zoomウェビナーの配信を行うためにはカメラは必須です。パソコンに内蔵されているカメラを利用することもできますが、配信場所や環境などによっては内蔵カメラでは暗すぎて見えづらくなるケースもあります。

そういった場合は、別途外付けのカメラやライトなども用意する必要があるでしょう。

Zoomウェビナーで講演を行う登壇者は、参加者にしっかりと声を届けるためにマイクやスピーカーを使うのがおすすめです。また、ヘッドフォンを使っても問題ありません。これらは事前にチェックして、配信時にノイズなどが入らないか確認しておきましょう。

参加者の場合はパソコンに内蔵されているスピーカーやスマートフォンでも問題ありませんが、ヘッドフォンを用意しておくと周りの音に邪魔されずに音声が聞き取れるようになります。

Zoomウェビナーを行う場合、主催者は有料のライセンスを取得する必要があります。Zoomミーティングの場合は無料のライセンスでも問題ありませんが、ウェビナーとして使用する場合は事前に有料ライセンスとウェビナーのアドオンを追加しておきましょう。

また、参加可能人数によってプランが異なるため、実施するウェビナーに合わせて最適なプランを選択するようにしましょう。

Zoomウェビナーを開催するにはウェビナーをスケジュール登録する必要があります。スケジュール登録はZoomのウェビナー画面から行えます。

また、スケジュール登録は開催日時を登録するだけでなく、セミナーに必要な各種オプションを選択することも可能です。たとえば視聴の際のパスワードの設定や、参加の際に氏名とメールアドレスの入力を必須とする設定、質疑応答の設定などが行えます。

スケジュール登録を行ったら、参加者に招待状の招待URLを送付しましょう。スケジュール登録時に氏名とメールアドレスの登録必須の設定にしておくことで、参加者が登録した後でURLが送付できるようにもできます。

また、登録必須にしておくと参加者のログを取ることも可能です。

Zoomウェビナーに参加するには、ホストから送られてきた招待URLをクリックするか、登録URLをクリックして必須事項を登録し、その後送られてくる招待URLをクリックすることで参加可能です。

パスワードが設定されている場合はパスワードの入力も必要です。

ここまでZoomウェビナーの開催手順や参加方法などを紹介してきましたが、その他にも押さえておきたい点があります。ここではその他Zoomウェビナーの使用を検討する上で知っておきたいことを紹介していきますので、参考にしてみてください。

Zoomミーティングは全ての参加者で双方向のコミュニケーションを取ることができますが、Zoomウェビナーの場合は基本的にホストとパネリスト、参加者にわかれています。

Zoomウェビナーはホストとパネリストを中心にセミナーが行われるため、参加者がセミナーの進行を妨げるような行為はできません。

Zoomウェビナーは社内研修や会社説明会、企業や学校を対象としたリモート講義、新製品の説明や発表会などに活用できます。Zoomウェビナーであれば多くの人に映像を配信できるため、研修にも役立ちます。

また、画面共有機能を利用すればスライドなどで新商品の魅力をPRできるでしょう。

本記事でもおすすめのウェビナーツールを紹介しましたが、実際にツールを選ぶ際にはいくつかのポイントを押さえることが重要です。ここでは最後にウェビナーツールの3つの選び方を紹介しますので、参考にしてみてください。

ウェビナーツールをはじめて利用する場合、サポートが充実しているツールを選ぶことがポイントです。また、配信中にトラブルが発生して配信が止まるようなことになれば、ウェビナーを実施した企業に対する評価にも悪影響が出ます。

そのため、すぐに対応してくれるようなサポート体制の整ったツールを選びましょう。

ウェビナーツールは多機能なものや接続人数が多いものの方が料金プランが高い傾向があります。

中には無料で利用できるツールもありますが、機能が制限されているケースが多いため、必要な機能や参加者の人数などを加味した上で最適な料金プランを選ぶようにしましょう。

ウェビナーツールはツールによって搭載されている機能が異なるため、どのようなサブ機能があるのか確認しておきましょう。

たとえばアンケート機能やチャット機能、出欠確認機能、メール通知機能、録画配信機能などのサブ機能があると便利です。目的や予算に合わせて必要なサブ機能が用意されているツールを選ぶと良いでしょう。

近年ではオンライン上でコストを抑えて実施できるウェビナーを開催する企業が増えてきています。

本記事で紹介したウェビナーにおける参加・開催する利点と懸念点、ウェビナー開催に役立つおすすめのツール、ウェビナーツールの選び方などを参考に、ウェビナーを開催する場合は機能やサポート体制、料金などをしっかり吟味した上で最適なウェビナーツールを利用しましょう。