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今更聞けないビジネスマナー一覧!言葉遣い(敬語)やメール、電話をご紹介!

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ビジネスマナーは社会人として身につけなければいけません。正しい敬語の使い方やビジネスメールの送り方など、ビジネスマナーを身につけることで仕事がスムーズに進みます。

この記事では、言葉遣い(敬語)や、メールの送り方、電話の受け方などのビジネスマナーを解説していきます。

目次[ 表示 ]

新入社員の基本的なビジネスマナー

まずは、4月から新社会人として働く人へ向けて、新入社員の基本的なマナーについて解説していきます。

身だしなみのマナー

社会人になると、一個人としてだけでなく、その企業に属する社員としての行動が求められます。社外の人からすると、社員はその企業の顔です。そこで大切になってくるのが「身だしなみ」です。

身だしなみの中でも特に大事なのは「清潔感」です。相手に不快感を与えないように外見や服装を心がけることが必要になります。

しわや汚れのないスーツはもちろん、アイロンをかけたシャツ、磨いた靴やビジネスバッグなどの必需品に加えて、時計や名刺入れなども派手なデザインは避け、ビジネスに相応しいシンプルで質の良いものを選ぶといいでしょう。女性であればメイクやネイルなども派手にせず、落ち着いた雰囲気の化粧を心がけましょう。

話し方や言葉遣いのマナー

ビジネスの場面では、敬語を使うことはもちろんですが、カジュアルな印象を与える表現も避けるべきです。避けるべき言葉とその改まった言葉を挙げてみました。

・ちょっと⇒少々
・さっき⇒先程
・もうすぐ⇒まもなく
・あとで⇒後ほど
・すごい⇒非常に
・いま⇒ただいま

また、ビジネスシーンでは否定的な表現は避けることがベストです。

・席におりません⇒席を外しております
・分かりません⇒分かりかねます
・できません⇒いたしかねます
・しないでください⇒ご遠慮頂けますでしょうか

直接的な表現を避け、丁寧で柔らかい印象を与える「クッション言葉」というものがあります。それらをいくつか紹介していきます。

・お手数おかけしますが
・ご迷惑をおかけしますが
・差し支えなければ
・失礼ですが
・大変申し訳ございませんが
・生憎(あいにく)ですが

これまで紹介した通り、ビジネスシーンにはその場に適した言葉が使用されるので、話し方や言葉遣いのマナーには注意が必要です。

挨拶のマナー

職場や取引先では、挨拶をする際は好感の持たれる挨拶を心がけましょう。自分から挨拶をすることはもちろん、明るい表情・声で挨拶をする、目を合わせながら挨拶をするなどが好感を持たれる挨拶になります。目を合わせず、小さい声で挨拶をしたりすると相手も気分がよくありません。そのためはっきりとした声で挨拶することを心がけましょう。

また、ビジネスシーンでは一般的に使用される挨拶の言葉があるので、紹介します。

・出社時「おはようございます」
・退社時「お先に失礼致します」
・外出時「行ってまいります」
・戻った時「ただいま戻りました」
・外出する人へ「行ってらっしゃい」
・外出した人が帰ってきた時「おかえりなさい」
・退社する人へ「お疲れ様でした」

注意が必要!敬語のマナー

敬語は相手への敬意を表すために使用します。ビジネスにおいて用いる敬語は「丁寧語」「尊敬語」「謙譲語」の3つになります。ビジネスマナーで最も注意が必要な「敬語」について紹介していきます。

良く使用される敬語一覧表

敬語は慣れていないと使い方が難しく、尊敬語・謙譲語が混ざってしまうこともあります。
ビジネスにおいて良く使用される敬語(尊敬語・謙譲語)を一覧にしました。ぜひ参考にしてみてください。

尊敬語謙譲語
するされる・なさるいたす・させていただく
言うおっしゃる申す・申し上げる
行くいらっしゃる・おいでになる伺う・参る
来るいらっしゃる・お越しになる参る・伺う
いるいらっしゃる・おいでになるおる
聞くお聞きになる拝聴する・うかがう
見るご覧になる拝見する
分かるご理解頂く・お分かりになる承知する・かしこまる
読むお読みになる拝読する
伝えるお伝えになる申し伝える
会うお会いになる・会われるお目にかかる
食べる召し上がるいただく・頂戴する
知るお知りになる・ご存じだ存じる・存じ上げる・承知する
待つお待ちになる・お待ちくださるお待ちする

上記の表で紹介したのは、相手の動作に対しての敬語ですが、その他にも敬意を表す表現があるのでいくつか紹介していきます。

尊敬語(相手側を表す)謙譲語(自分側を表す)
会社貴社弊社
銀行貴行弊行
学校貴校弊校
お店貴店弊店
新聞貴紙弊紙

ビジネスシーンで間違えやすい敬語

敬語は自分では正しく使っているつもりでも実際は間違った使い方をしていることが多々あります。そこで、ビジネスシーンで間違えやすい敬語を4つ紹介していきます。

間違った敬語正しい敬語
どちら様でしょうかお名前伺ってもよろしいですか
了解しましたかしこまりました・承知しました
なるほどおっしゃる通りだと思います
○○様でございますね○○様でいらっしゃいますね

二重敬語には注意を

敬語を意識しすぎると二重敬語になってしまう恐れがあります。二重敬語とは、相手の一つの単語や動作に対して「尊敬語+尊敬語」「謙譲語+謙譲語」のように同じ種類の敬語を二重に使用することをいい、知らずのうちに使ってしまうことがあるので注意が必要です。

例1:お帰りになられる

「お〜になる」+「帰られる」の二重敬語となっています。正しくは「お帰りになる」又は「帰られる」

例2:〇〇部長様

職場でその人の役職は地位を表すので、「〇〇部長」だけで敬語になります。社長や部長、課長などに様を付けると二重敬語になってしまいます

例3:関係者各位様

「各位」にはすでに「様」といった敬称が含まれているので「関係者各位様」だと二重敬語になってしまいます。この場合は「関係者各位」としましょう。

ただ、二重敬語が容認されている敬語もあるので、3つ程紹介します。
・お召し上がりになる
・お伺いする
・お見えになる

「お疲れ様」と「ご苦労様」の使い分け

「お疲れ様」と「ご苦労様」を同じ意味で理解している方もいると思いますが、異なる言葉なので注意が必要です。
ビジネスマナーにおいて、「お疲れ様」上下関係なく、誰にでも使用することができます「ご苦労様」目上の人(上司など)が部下に対してねぎらう時に使用する言葉になるので、くれぐれも目上の人に対して「ご苦労様」と言わないように注意しましょう。

ビジネスシーンでよく使う敬語の実例

ここでは、ビジネスシーンでよく使用する敬語の事例をそれぞれのシーン別に紹介していきます。

挨拶をする際

・いつもお世話になっております。株式会社〇〇のAと申します。
「お世話様です」はくだけた言い方になるので目上の人や取引先の方には使わないように注意しましょう。

・ご無沙汰しております。株式会社〇〇のAと申します。
「お久しぶりです」や「しばらくぶりです」と言ってしまいたくなりますが、こちらもくだけた言い方となるので注意しましょう。

来客の際

・株式会社〇〇のB様がお見えになりました。
「お越しになられました」は二重敬語になるので注意しましょう。

・あいにくCは本日休暇を取っております。
「本日Cはお休みを頂いております」だと自分の会社を持ち上げてしまう言い方になってしまいます。

会議や打ち合わせの際

・資料を拝見致しました。
「拝見させていただきました」だと過剰な言い方になってしまいます。

・〇〇の件についてお聞きになっていますか
「〇〇の件についてうかがっていますか」だと謙譲語になってしまいます。

・ご不明な点はございませんでしょうか(又は「ご質問ありませんでしょうか」)
「お分かりいただけましたでしょうか」だと見下していると感じてしまうことがあるので注意が必要です。

他社訪問や来客の際のマナー

ここからは、他社を訪問する際や、来客の際のマナーを紹介していきます。

名刺交換のマナー

まずは名刺交換のマナーを紹介します。

名刺交換基本的なマナー

名刺交換をする際は、手元ばかり見るのではなく、相手の目を見て笑顔で行うことが大切です。名刺交換をするということは初対面ということになるので、笑顔を忘れず第一印象を大事にしましょう。

名刺交換をするタイミングは訪問した会社から、そして役職順になります。例を挙げると、上司と2人で営業先に訪問した場合、まず上司が相手に名刺を差し出し、相手の交換が終わってから、部下の自分が差し出すという形になります。1人で訪問した場合は、「ご挨拶させていただいてよろしいでしょうか」と一言声をかけ自分から相手に歩み寄ります。

名刺交換の仕方

名刺交換の仕方を順を追って解説します。

①名刺を予め取り出し準備をします。

②名刺交換が始まったら、名刺入れを胸の高さ位の位置に両手で持ちます。

➂社名とフルネームを名乗り、名刺を差し出します。相手から名刺を頂戴する時には「頂戴致します」と言い受け取ります。同時交換の場合は左手に名刺入れを持ち、右手で自分の名刺を相手の名刺入れの上に乗せるように置き、交換しながら挨拶をします。

④名刺を受け取ったら「〇〇様ですね。よろしくお願いいたします。」と名前を確認します。相手の名前の読み方が分からない場合は「失礼ですがお名前は何とお読みすればよろしいでしょうか」と確認を取りましょう。

⑤名刺交換を終え、着席したら相手の名刺をテーブルの上に置きます。複数の方から名刺を頂戴した場合は自分から見て相手の座っている順番に合わせて名刺を置きます。この時、名刺入れの上に相手の名刺を置くのが基本ですが、複数の場合は役職が最も高い人の名刺を名刺入れの上に置き、その他の名刺はテーブルの上に置きます。

名刺交換の注意点

名刺は名刺入れから出すのが基本です。名刺をポケットに直接入れたりすることがないようにしましょう。

また、名刺交換をテーブル越しに行うのは失礼とされているので、気を付けましょう。テーブル越しになってしまう場合は「こちらから失礼致します」などと断ってから名刺交換を行いましょう。

席次のマナー

お客様を応接室などにご案内する場合は上座・下座といった席次のマナーが存在します。自社内の会議や食事会でもその役職に応じた席次に着席します。

上座とは・・・上位の席のことを示し、基本的には出入口から最も遠い奥の席になります。
下座とは・・・お客様をお迎えする側や役職が下の人が座ります。出入口に近い席が下座になります。

応接室や車、エレベーターの上座・下座がどこに位置するのか紹介していきます。

応接室や食事の席・・・出入口から最も遠い席が上座となり、出入口に最も近い席が下座となります。

車・・・運転手の後ろの後部座席が上座となります。その次に、後部座席の助手席の後ろ、後部座席の真ん中、助手席の順になります。

エレベーター・・・目上の方から順に入っていき、目下の人(部下)が最後に入り、操作盤の近くに立ちます。

お客様をご案内する際のマナー

来社されたお客様を対応する際は、基本的には相手から伝えてきますが、「会社名」「氏名」「アポイントの確認と時刻」などを確認しましょう。不明の場合は「恐れ入りますが会社名をお伺い出来ますでしょうか」と確認するようにしましょう。
応接室にお客様をご案内する際は、ドアが引くタイプであれば先にお客様を通し、押すタイプであればドアを押しながら自分が先に部屋に入ります。そして、先程紹介した「上座」へ案内します。

メールの書き方・送り方のマナー

この見出しでは、ビジネスメールの書き方や送り方のマナーについて解説していきます。

件名は要件がわかるように書く

ビジネスメールでは件名が大切です。ビジネスパーソンは件名だけを見て、重要性や内容をある程度予測して、優先順位を付けてメールをチェックすることが多いです。そのため件名にはそのメールの内容が一目でわかるような言葉を書くことがマナーとされています。
また、後でメールを見返す時に件名で検索することが多いので、検索しやすい件名で送るといいでしょう。

本文の最初に宛名を書く

いきなり用件から入るのではなく、メールの本文の最初に、宛名を必ず書くようにしましょう。社外の人へメールを送る際は「会社名」「部署名」「名前」の順番で書くことが基本です。役職のある相手であれば「役職」を名前の前に書きます。そして、名前の後ろには「様」を付けます。

例:役職がある場合
  株式会社〇〇 第1営業部
  〇〇様

例:役職がない場合
  株式会社〇〇 第1営業部
  課長 〇〇様

社内メールの際は、「会社名」や「部署名」は書かなくて大丈夫です。名字+「さん」または「役職」を付けて書くことが基本的です。

挨拶文を書く

宛名を書いたら、初めの挨拶文を書きます。挨拶文には、定型文があるので、深く考える必要はありません。社外メールであれば「いつもお世話になっております」「自分の会社名」「自分の名前」を名乗れば基本的には大丈夫です。社内メールであれば「お疲れ様です」「自分の部署名」「自分の名前」という順番で書けば大丈夫です。
ただ、初めてメールをする場合は「初めてメールさせて頂きます」や「突然のご連絡失礼致します」などと書き、しばらく連絡を取っていなかった相手にメールをする場合は「大変ご無沙汰しております」という挨拶をするのが基本となります。

用件はひと目でわかるように簡潔に書く

用件は短く、ひと目でわかるようにまとめて書くことが大切です。ダラダラと書くのではなく、伝えるべき内容を整理して、相手がひと目で理解しやすい内容にしましょう。
用件のポイントを最初に書き、その下に詳細や補足事項を書くと大変見やすくなります。また、各ポイントごとに1行空けるなどすると見栄えもよくなる分かりやすいメールになります。

分かりやすい用件の書き方の例

先日、お問い合わせいただきました、弊社新製品「Mola」について回答致します。

「Mola」の販売開始及び、サービス開始スケジュールは以下を予定しております。

・販売開始:〇年〇月〇日
・サービス開始:〇年〇月〇日

「Mola」の詳細資料とあわせて、添付ファイルを送付させて頂きます。
ご査収よろしくお願いいたします。

文末には締めの挨拶文を書く

用件を書き終えたら、文末には締めの挨拶文を書きます。基本的には「何卒宜しくお願い致します。」で大丈夫です。確認や検討を依頼する場合は「ご確認の程、何卒宜しくお願い致します。」「ご検討の程、何卒宜しくお願い致します。」などと書き加えてください。

署名を書く

「署名」とは、メールの文末に記載する「自分の会社」「氏名」「連絡先」のことを意味します。
基本的には「会社名」「部署名」「名前」「郵便番号」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を記載します。また、会社のWEBサイトのURLを記載することも多々あります。

電話をする際のマナー

次に電話する際のマナーを紹介していきます。電話はリアルタイムでのやり取りとなるので、メールのように確認してから送付などができません。 そのため相手方に失礼のないように注意しましょう。

電話をかける際のマナー

まずは、こちら側から相手に電話をかける際のマナーを紹介します。

かける時間帯を気にする

電話をかける際は、時間帯を気にする必要があります。相手の昼食時間や業務時間外、業務開始直後、終業時間直前の電話は避けましょう。基本的には、10時〜11時、14時〜16時くらいの時間帯が好ましいです。

挨拶をし、名前を伝える

電話をかけ、つながったら「いつもお世話になっております。株式会社〇〇、〇〇部の〇〇と申します」と挨拶をし、名前を伝えます。
目的の相手に直接かけている場合は「〇〇の件でお電話させていただきました。ただいまお時間よろしいでしょうか」と相手の都合を伺ってください。

電話を切る際のマナー

次に、電話の切り方のマナーを紹介していきます。

相手が切ったのを確認してから切る

こちらからかけた場合や、目下の場合、相手が取引先のお客様や雇用先である場合は、相手が電話を切ったのを確認してから自分の電話を切るようにします。携帯電話ではなく、固定電話の場合は、ガチャッと音を立てないように静かに受話器を置くようにしましょう。

電話を切るときに挨拶をする

電話を切る際の挨拶は、話した用件をメモを見ながら復唱し、相手に確認を取ります。その後「それでは、宜しくお願い致します。失礼致します」などと一言付け加えるのが一般的です。こちらの都合で電話をかけた場合や頼みごとがあった場合は「お時間いただきましてありがとうございました。それでは失礼致します」と時間を割いていただいたことへのお礼を忘れないようにしっかり述べましょう。

折り返しする際のマナー

最後に折り返しをする際のマナーを紹介していきます。

折り返しの電話がきたときの挨拶

自分が不在時に電話が入り、折り返しの電話が欲しいと伝えられ、折り返しの電話をした場合は「先程、〇〇様からお電話をいただいておりまして、折り返しご連絡致しました」と説明します。相手が出た場合は、挨拶をし、その後「先程は不在にしておりまして、失礼いたしました。ご連絡いただきありがとうございます。」と伝えるようにしましょう。

相手が不在の場合は、基本的に自分からかけ直す

電話した相手が不在だった場合は、基本的に自分からかけ直します。その時は、「恐れ入りますが、お戻りになるお時間を教えていただけますか」などと会社に戻ってくる時間を聞いておきます。
もし2回かけても不在だった時は、「お手数おかけしますが、お戻りになりましたらお電話いただけるよう、ご伝言をお願いしてもよろしいでしょうか」などと折り返しのお願いをするといいでしょう。逆に相手側から「こちらから折り返しますか?」と聞かれたら「ありがとうございます。よろしくお願いいたします。」と受けるようにしましょう。

間違いやすい電話のマナー

最後についやってしまう間違えやすい電話のマナーを紹介していきます。

「もしもし」は使わない

電話をする際のビジネスマナーとして「もしもし」は使いません。最初の挨拶の言葉では「お世話になっております」や「お忙しいところ失礼致します」などの言葉があり、会話が途切れた場合は「恐れ入りますがもう一度お願いできますでしょうか」などの言葉を使うようにしましょう。

相槌に「なるほど」は使わない

電話では、表情が伝わらないので、適度に相槌を打つことが大切です。相槌を打つ時、つい「なるほど」と言ってしまいがちですが、「なるほど」は相手の意見を評価した上で同意するという意味があるので、少し傲慢な印象を与えてしまいます。同意した場合は「おっしゃる通りです」や「私もそのように思います」などに言い換えましょう。

ビジネスマナーを理解し、よりよい社会人生活を送りましょう!

新入社員の基本的なマナーや、メール・電話などのビジネスマナーを紹介していきました。
ビジネスマナーを理解することが社会人への第一歩です。
相手に失礼のないようにビジネスマナーをしっかり学び、よりよい社会人人生を送りましょう!

りょうすけ

この記事を書いた人

りょうすけ

神奈川県出身の「りょうすけ」です。 主に、エンタメ・スポーツ・暮らしのジャンルを書いてます。 アイドルとヤクルトスワローズが大好きです。 野球とバドミントンの経験があります。 皆様の人生にプラスになるような情報をお届けします!

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