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Evernoteが持つ特徴とは?基本と応用の使い方を詳しく紹介

Evernoteエバーノートビジネスアプリ使い方仕事効率化

2021/11/07

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Evernote(エバーノート)ってなに?

Evernoteは、ノート、タスク、スケジュール機能が1か所にまとめられるメモアプリです。ノート機能はテキストだけではなく音声、画像、スキャン、PDF、文書ファイルを追加して使用できます。

3つの機能をまとめて管理できますので、整理しやすく仕事でもプライベートでも使用範囲の広いメモアプリといえます。

Evernoteの3つの料金設定

Evernoteには3つの料金設定があり、利用者はそのどれかを選択しなければなりません。それぞれの料金設定の特徴について確認し、Evernoteの料金別の体系を理解しましょう。

1:Evernote Teamsの料金

Evernote Teamsの料金は月額1,100円(税込)です。Evernote TeamsはEvernote プレミアムの発展形のクラウド型データ蓄積サービスで中小向けの事業者に提供されます。

Evernote Teamsは、Evernote プレミアムのすべての機能を網羅しているうえに容量は無制限です。企業向けビジネス管理ツールとして活用されます。

2:Evernote プレミアムの料金

Evernote プレミアムは「PERSONAL」に仕様変更され、料金は月額680円(税込)です。

「PERSONAL」はのちほど説明いたします「FREE」プランの全機能を備えています。さらに同期できる端末の数は無制限で月間アップロード容量は10GBに設定されているなど、メモ作成以外の用途に幅広く対応できるメモアプリです。

3:Evernote ベーシックの料金

EVERNOTE ベーシックは「FREE」というプランに変更され、月額料金は無料です。

「FREE」プランは端末2台まで同期可能で月間アップロード容量は60MBです。ノート内にタスクを作成して管理したり、PDF文書・領収書・ファイル・画像・写真を添付することもできますので、個人ベースでのスケジュール管理等などに大きく役立つメモアプリです。

Evernoteが持つ7つの特徴

Evernoteが持つ特徴を7つに分けて紹介していきます。

EvernoteはPCやスマホ、タブレットなど複数のデバイスと共有が可能で、TODOリストやWebページの保存、紙に書く感覚でメモできるなどメモアプリの機能の想像を超えた使い勝手さを有しています。

1:複数の情報をノートにまとめられる

Evernoteが持つ特徴の1つ目は、複数の情報をノートにまとめられることです。

Evernoteは一般的なメモ機能以外にも、TODOリストの作成、ファイルの添付、音声ノートしての録音機能、Webページからページ全体・画像・テキストのクリップ、スタイラスペンを使って手書きノートを作成できるなど複数の機能が使えます。

Evernoteは単なるメモ機能のみのアプリではなく、仕事や個人のスケジュール管理などに役立つ便利なアプリといえるでしょう。

2:手書きの機能がある

Evernoteが持つ特徴の2つ目は、手書きの機能があることです。

Evernoteのスケッチというボタンをクリックすれば手書きの機能を使えます。画面をマウスでなぞれば手書きできます。また、画面がタッチパネル対応であれば専用のペンを使って手書きすることも可能です

編集機能もあり、綺麗な図形にしたり消したい部分を消したりすることなどもできます。

3:Slack・Gmail・Googleドライブと連携させられる

Evernoteが持つ特徴の3つ目は、Slack・Gmail・Googleドライブと連携させられることです。

EvernoteとSlack・Gmail・Googleドライブといった人気ツールと連携させて使用できれば、1台のツールで情報管理を一元化できます。作業効率が上がり、時間の短縮などで大きなメリットを生み出せるでしょう。

4:Webクリッパー機能がある

Evernoteが持つ特徴の4つ目は、Webクリッパー機能があることです。

Webクリッパーとは、Webサイトのスクリーンショットを直接、Evernoteに保存させる機能です。クリップはページ全体も重要な部分だけを抜いて保存することも可能です。保存したスクリーンショットには注釈を加えたり、マーカーで分かりやすくしたりすることも可能です。

5:パスワード機能がある

Evernoteが持つ特徴の5つ目は、パスワード機能があることです。

従来まではEvernoteのパスワード機能は有料版だけでした。しかし、無料版にもその機能が拡大されたおかげで、ノートのプライバシーは確実に守られるようになりました。モバイル端末のセキュリティー対策に万全の機能といえるでしょう。

6:データの共有ができる

Evernoteが持つ特徴の6つ目は、データの共有ができることです。

共有機能を使えば、自分のノートブックの内容を他の人に確認してもらうなど、共同作業することも可能になります。またノートブック全体の共有ではなく、個々のノートを共有することもできます。

ビジネス向けで使用する方にとっては非常に効率的な機能といえます。

7:優れた検索機能を持つ

Evernoteが持つ特徴の7つ目は、優れた検索機能を持つことです。Evernoteのファイル内検索という機能は有料版のみの設定になります。

この機能によってPDFファイルオフィス文書、画像や様々な資料などの文書検索がスピーディーにできます。手書きメモでも、スキャンして文字の検索もできますので、ビジネスパーソンにはとても役立つ機能となります。

Evernoteにおける9つの基本・応用の使い方

Evernoteにおける9つの基本・応用の使い方をみていきましょう。Evernoteは単なるメモ書きだけのアプリではないため、非常に多くの機能が備わっています。

初めてEvernoteを使う人が戸惑わないために、基本の使い方と応用編を合わせて紹介していきます。

1:新規でノートを作成する方法

Evernoteは新規でノートを作成できます。方法としてはログイン後の管理画面で「新規ノート」というタブをクリックすれば、ノート作成画面が出ます。

ノートの題名入力後、「ここにファイルをドラッグまたは入力開始してください」という表示が出たら、書き込みやファイルの添付等の作業ができます。作業完了したら「完了」タブをクリックすれば保存されます。

2:TODOリストとして利用する方法

EvernoteはTODOリストを利用してタスク管理できます。

新規ノート画面からチェックリストボタンをクリックすれば、簡単にTODOリストを表示できます。あとは自分が整理しやすいタスク名を書き込んでいくだけです。(「電話アポ」、「メール」など)

TODOリストの機能に慣れていけば、スケジュール管理や予定の確認がスムーズにできるようになるでしょう。

3:ノートにタグ付けする方法

Evernoteはノートにタグ付けできます。タグ付け機能を使うことによって、ノートの種類が多くなっても目的のノートを素早く探すことができます。タグ付けの設定は「新規タグ」をクリックしてタグの名前を入力するだけです。

タグ検索はメニューからタグのアイコンを選択すると、各記事に設定されているタグとその記事数の一覧が表示されます。該当するタグをクリックすれば、目的の記事を検索できる仕組みになっています。

4:名刺情報を読み取って管理する

Evernoteは名刺をスマートに管理できます。Evernoteは名刺情報をスマホカメラやスキャナを使って読み取って、簡単に管理する機能も設定されています。

名刺スキャンという機能を使えば、スマホカメラから名刺をスキャンしてEvernoteの連絡先ノートとして保存できます。保存されると自動的に文字データに変換されますので、キーワードで検索して表示させることが可能になるのです。

5:テンプレートを活用する

Evernoteはテンプレートを活用できます。新規ノートを作成すれば、ノート本文に「テンプレート」のアイコンが表示されますのでそれをクリックします。

次にテンプレートギャラリーにテンプレートリストが表示されますので、使いたいテンプレートを選択します。「テンプレートを適用」をクリックすれば、自動的に選んだテンプレートが新規ノートに適用される仕組みになっています。

6:リストを作成する

Evernoteはリストを作成してタスク管理できます。

Evernoteのチェックリスト機能は、タスクを完了するとチェックマークを入れられますので、完了・未完了タスクが一目瞭然です。TODOリストや日用品リストといった任意のリストを作成が可能で、タスクを含むスケジュール管理が効率的になるでしょう。

7:Evernote用のメールアドレスを自動転送する

EvernoteはEvernote用のメールアドレスを自動転送できます。この機能によって、Evernoteに自分のアカウントを取り込ませることができます。

自分宛てに送られるメールをEvernoteのメールアドレス宛に転送し、重要な情報をEvernoteに保管・管理できます。メール情報の一元化が進み、効率化と生産性が大きく飛躍する機能となります。

8:情報収集のために記事を保存する

Evernoteは様々な種類の情報を収集して記事として保存できます。

Evernoteは多くの情報を保存させるための機能が豊富に揃っています。ドラッグ&ドロップ、Webページのクリップ付け、写真を撮る、音声録音、GoogleドライブやSlackなどとの連携のほか、様々な保存機能を有しています。

これらの情報収集のために記事を保存する機能は、効率化、高生産化に大きく寄与してくれるでしょう。

9:プレゼンテーション時に役立てる

Evernoteはプレゼンテーション時にも役立ちます。

Evernoteにはプレゼンテーションモードという機能があります。これを使用すれば必要な情報をEvernoteにまとめてボタンをクリックするだけでプレゼンテーションが開始できます。

プレゼンテーションモードは、自分のノートを大型スクリーンに投影して本番さながらのプレゼンができます。またラップトップの周りに少人数を集めてノートの内容を披露することもできます。

Evernoteを利用するときの4つの注意点

Evernoteを利用するときの注意点を4つ、あげていきます。様々な機能を備えるEvernoteですが、利用する方にとっては気を付けておかないと、Evernoteの良さを十分引き出せない可能性もあります。

利用者の多くの方が共通して感じる注意点を詳しく紹介します。

1:無料プランでは同期できる端末に制限がかかる

Evernoteを利用するときの注意点1つ目は、無料プランでは同期できる端末に制限があるという点です。

以前は同期できる端末は無制限でしたが、料金設定変更より同期できる端末は2台までと変更になりました。無料版を利用するユーザーは、同期できる端末制限があるということを理解しておく必要があります。

2:機能を使いこなすのに時間がかかる

Evernoteを利用するときの注意点2つ目は、機能を使いこなすのに時間がかかる点です。

Evernoteはメモアプリとはいえ、多岐にわたる機能を備えたタスク管理アプリです。機能全般を使いこなせるようになるには、かなり時間がかる可能性があります。

そのため、まずは無料版から試してみて、Evernoteの使いよさを実感できたら有料版にグレードアップしていく方法がおすすめになります。

3:全体への共有には向いていない

Evernoteを利用するときの注意点3つ目は、全体への共有には向いていない点です。

これはEvernoteの同期が端末を選ばない点に起因してきます。PCやスマホで同期できて使用できることは非常に便利なのですが、いざというときのセキュリティー面において万全とはいえません。

パスワードの段階認証やスマホのパスコード機能の実行など、セキュリティー対策を万全にしていなければ、全体への共有には不向きになる可能性も考えられます。

4:厳密にタスク管理できない

Evernoteを利用するときの注意点4つ目は、厳密にタスク管理できない点です。これはEvernoteが個人での利用に最適化されたアプリであるところに起因しています。情報共有処理時の煩わしさがタスク管理の厳密さを損なうのです。

Evernoteは共有化する際ノート毎に行わなければならず、また、既に共有登録処理していても登録者のメールアドレスや名前を打つなどの処理が必要になります。効率化を求めるタスク管理ツールとしては少々、処理に手間がかかってしまうでしょう。

情報をまとめるときはEvernoteを活用しよう

Evernoteはクラウド上にデータを保存・管理しますので複数の端末で共有することが可能です。またフォルダ毎で分けてデータ保存するので、仕事でもプライベートでもカテゴライズでき活用範囲に制限もありません。

メモアプリでありながら豊富な機能を備えるEvernoteを使えば、情報を効率的にまとめて仕事や趣味で有効活用させることも可能になります。

用途に応じたプランを選択し、利用してみてはいかがでしょうか。

Bee

この記事を書いた人

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