Evernoteの主な特徴5選｜知っていると便利な使い方などを紹介

Evernoteは、製品のキャッチフレーズにも「最高のメモアプリ」とあるように、ひとことで言えば、メモ作成アプリです。
いつでもどこでもメモを記録できるように考えられており、クラウド対応しているので、スマホで記録したメモをタブレットやパソコンから参照することもできます。

どんどん溜まっていってしまうメモを「趣味」や「仕事」などのカテゴリに分類することも、音声や画像をメモに貼付することも可能です。

Evernoteはメモ作成アプリですが、メモの記録だけに留まらない多彩な使い方ができるアプリです。ここでは、Evernoteの特徴といえる使い方や機能を5つ紹介します。

他のメモ作成アプリと活用範囲や利用方法を比較しながら見てみると、Evernoteの特徴を理解しやすくなるでしょう。

Evernoteのデータ検索では、検索語句のオートコンプリート機能が使えます。よく検索するメモなら、検索語句がオートコンプリートにより補完されるので、入力する検索文字列も少なくて済み、すぐに検索作業に移れます。

Evernoteには、画像やPDFなど、ファイル形式が異なる情報も保存できますが、検索時には情報の種類を意識することなく、Evernoteに保管されている「メモ」すべてが検索対象です。

Evernote Buisinessなら、「スペース」を使ってチームで情報共有することも可能です。Evernoteの「スペース」という機能は、グループウェアの一種としてプロジェクトや職場単位の情報共有ツールとして利用できます。

Evernote Businessでは、参加メンバーごとに閲覧権限を付与するアクセス管理も可能で、アクセス権限の管理だけでなく、共有スペースで共同作業を進めることも可能です。

Evernoteでは、メモをとったノートのテキスト部分を、パスワード設定して暗号化することが可能です。

普段使いの買い物メモや備忘録はパスワード設定なしの「メモ」として使い、仕事の備忘録や口座情報、パスワード情報などの記録はパスワード設定して暗号化しておけば、メモとはいえ、安心して記録しておくことができます。

Evernoteの中に、大切な情報と単なるメモ情報を共存させることが可能です。

EvernoteがPDFデータも画像もWeb上の情報も保存できるという特徴を活かせば、いろいろなデータ形式で散らばっている情報をひとつにまとめることが可能になります。

たとえば、ある企業の情報を集めているときに、自分で調べた内容をメモ書きし、企業のホームページで気になったページをクリップし、本社の概観や社長の画像を保存しておく、といった情報のまとめをEvernoteという1つのアプリですべてまかなえます。

クラウド上に情報を保存できるアプリはたくさんありますが、情報共有が必要になったときにクラウドを介する形式のアプリも多く見られます。Evernoteは、情報が自動的にクラウドに保存されるので、利用者が保存場所を意識する必要がありません。

メモを記録したクライアントとは異なる端末でEvernoteを利用する場合でも、クラウドに保存されている情報と自動で同期されるので、利用者は常に最新のノートを利用できます。

Evernoteから閲覧したGoogleドライブの情報は、Googleドライブ上で更新されれば、Evernoteからも最新の情報を参照できます。

GoogleドライブとEvernoteの間でも自動同期が行われるので、Googleドライブしか使えない環境やEvernoteしか使えない環境が混在してチーム作業を進める場合でも、シームレスで最新情報を利用できます。

Googleドライブ以外のアプリでも、Evernoteと連携できるアプリが複数ありますが、連携のために、別途アドインやプラグインを必要とするアプリもあります。

Googleが提供するGmailサービスは、Evernoteと連携できますが専用のアドインが必要です。Microsoftが提供するOutlookはプラグインを入れることでEvernoteを使った利用が可能になります。そのほか、SalesforceやSlack、Microsoft Teamsとも連携できます。

Evernoteは多機能なメモ作成アプリですが、無料で利用することも可能です。Evernoteの利用方法によって、無料からビジネス用までプランが用意されています。

ここではEvernoteの料金プランを3種類紹介します。プライベート利用なのかビジネス利用なのかによっても適したプランが異なりますので、使い方にあったプランを検討しましょう。

ベーシックプランは無料のプランで、有料プランに比べるといくつかの制限がありますが、個人利用なら十分な機能といえるでしょう。
制限があるのは、同期可能な端末台数で、利用可能な容量も有料プランよりは小さなサイズに設定されています。ノート上限サイズは25MB、月間アップロード容量は60MBに制限されています。無料プランから始めて、有料プランに移行することも可能です。

プレミアムプランは月額600円（2021年4月現在）です。同期できる端末数には制限がなくなり、ノートの上限サイズや月間アップロード容量もそれぞれ200MB、10GBまで大幅に緩和されます。

利用可能な機能も増え、ノートをオフラインで使えるようになり、PDFへの注釈追加やカスタムテンプレートの作成、Office文書やPDFに記載されているテキスト文字まで検索が及ぶようになります。プレミアムプランなら、ホーム画面のカスタマイズ も可能です。

Evernote Businessは、1ユーザーあたり月額1,100円の有料プランです。プレミアムプランの全機能に加え、共有スペースやアカウント一括管理など、チーム作業に必要な機能の利用が可能になります。

Evernoteは、ウェブブラウザを使って利用する方法と、パソコンやスマホにアプリをインストールして使う方法があります。ブラウザから接続している場合は、画面の右上に「新規登録」ボタンが表示されているので、クリックしてアカウント作成を行います。

Googleアカウントを持っている人は、Googleアカウントと連携して使うことも可能です。

Evernoteはメモ作成アプリですが、機能は一般的なメモ機能よりも幅広いので、単なるメモ作成アプリとしてだけ使うのはもったいないことです。

Evernoteの機能を理解し、有効利用できるように使い方を覚えておきましょう。ここでは、Evernoteの知っていると便利な機能を7つ紹介します。

プレミアムプランやBusinessプランの場合は、スマホやタブレットで名刺を撮影すれば、スキャニングされ、名刺の情報が自動的に連絡先に保存されます。ベーシックプランでも、スキャニングした名刺をPDFとしてEvernoteに保存しておくことが可能です。

Evernoteの有料プランを使っている場合は、名刺の内容がデータ化されるので、別の名刺管理アプリを使う必要がなくなります。

Evernoteでは、よく使うノートの形式を「テンプレート」として保存して活用することも可能です。
仕事関係では計画表のフォーマットをテンプレートしておけば、計画表作成時にワンクリックで複雑な形式のノートを呼び出し、必要事項だけ埋めていくという使い方も可能になります。

プライベート利用でも、買い物表や備忘録をわかりやすい形式でテンプレート化しておいて使っていくことができます。

Evernoteはメモ作成アプリと謳われながらも、「プレゼンテーションモード」という機能が用意されています。

プレゼンテーションに必要な情報を1つのノートにまとめたうえで、「プレゼンテーションモード」に切り替えれば、自分のパソコンにはノート全体が表示され、外付けのモニターにスライド形式で情報が表示されます。

Evernoteでは、Evernote転送用メールアドレスに送った内容からノートを作成できます。

使い方は簡単で、転送用メールアドレスに送るメールの「件名」がノートのタイトルになり、メール本文がノート本文として保存されます。無料のベーシックプランでも、月5件までこの機能が利用可能です。

重要なメールは、メールソフトから削除せずに保存しておくだけでなく、Evernoteにほかの情報と合わせて集約させることも可能です。分散しているメモやWeb上の情報、画像などの情報と合わせてEvernoteに集約させれば、作業効率の向上も期待できます。

メールと連携させるためには、Evernoteのメール連携アドインやプラグインが必要になります。

Evernoteには「チェックリスト」という機能があり、簡単にチェックリスト形式のメモを作成できます。買物リストや人生でやり遂げたいことリスト、ToDoリストなどを作成できます。

各リストは1つのノート内に作成したり、各個別ノートとして同じノートブック内に作成したり、使い方は選択可能です。

Evernoteに情報を集約していれば、Evernote内の検索を行うだけで必要な情報を探し当てることができます。ただし、単純な文字検索では、不要なノートまで検索結果にあがってくることがあります。

Evernoteには高度な検索オプションが用意されているので、検索オプションを細かく設定して、検索結果を適切に絞り込むことが可能です。よく使う検索条件をショートカット化しておくという使い方もできます。

Evernoteは、メモ作成アプリでありながら多機能で、情報を集約して扱えるツールですが、契約するプランや使い方には注意が必要となるポイントもあります。
ここでは、Evernoteを活用していくうえで注意しておきたいポイントを3つ紹介します。快適にEvernoteを使っていけるよう、注意点も理解しておきましょう。

無料のベーシックプランでも基本的なEvernoteの機能を利用できますが、有料プランに比べるといくつかの制限があります。同期できる端末台数に関する制限は、無料のベーシックプランのみに設けられており、2台までとなっています。
通常の使い方として、3台以上の端末を使って利用することが多いのなら、有料プランを選択した方がよいでしょう。

Evernoteはメモ作成アプリとして使うのなら、特に難しいことはありませんが、Evernoteの機能を把握して使いこなそうとする場合は習得に時間がかかります。

機能が多いためにかえって使い方に悩んでしまうという人もいますが、徐々に覚えて使いこなせるようになることを目標にしておけば、使い方は難しいものではありません。

Evernoteはチーム利用も可能としており、グループウェアと同じ使い方を考えている人やチームもありますが、Evernoteの主機能はメモ作成なので、複数での情報共有としては使いづらいと感じる人もいます。

コミュニケーションツールや進捗管理ツールとしての期待はしすぎず、ドキュメントの共有ツールと考えた方が導入しやすい面もあります。

Evernoteがどのようなツールなのか、理解できたでしょうか。単なるメモ作成アプリではなく、情報を集約できるスクラップブックのように捉えると、使い方の幅も広がり、Evernoteを有効活用できます。

無料のプランもあり、パソコンからでもスマホやタブレットからでも利用できるので、機能を確認し、使い方を覚えることから始めてみてはいかがでしょうか。