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Slackを利用するメリット6つ|使い方や主な機能もあわせて紹介

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2021/05/24

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Slackとはどんなツール?

Slackとは「ビジネスコラボレーションハブ」、つまり様々なコミュニケーションツールのハブとなるビジネスチャットツールです。

「チャンネル」と呼ばれるチャットルームをプロジェクトやトピック、チーム別でSlack内に設定すると、各チャンネルに登録したメンバー間のコミュニケーションがすぐに開始され、そこで会話を進めながら必要な情報をリアルタイムに共有することができます。

そのため、資料の受け渡しやメールのやり取りなどでプロジェクトの進行が妨げられることがなくなります。またそれらチャンネル内の会話や資料はいつでも検索可能なアーカイブとなり、新メンバーが参加した際も、これまでの履歴を簡単に把握することができるようになります。

メールとの違いとは

Slackのメリット“”ビジネスチャット””機能と、メールとの違いについてご紹介します。

プロジェクトメンバーやステークホルダーとの間で日々発生する必要な情報のやりとりをメールのみに頼っていた場合、送受信されたデータは各個人のメールフォルダに受信されます。そうすると、必要な情報を見つけるのに時間がかかる場合があります。

Slackを使えば、プロジェクト毎にチャンネルと呼ばれるチャットルームを設定することで、そこに登録されたメンバー間でのメッセージのやりとりを整理できます。

また、動画やPDFを含む各種データも簡単に共有できます。チャンネル外のユーザーとも、個別にメッセージを送り合うことが可能です。

その他にも、メールと違って各種ビジネスツールと連携することができます。

Slackの主な機能3つ

ビジネスチャットツールSlackの便利な機能として、「スレッド」、「ピン留め機能」、「ダイレクトメッセージ」の3つの使い方をご紹介します。まずはこれらの機能を使いこなしましょう。

1:スレッド

スレッドとは、チャンネルをメインのチャットルームとした場合、メッセージから派生する一時的なトピックスについての会話を開始したい時などに、新たな付随するチャットルームを作ることができる機能です。

スレッドを作成することで、各チャンネルのチャットルームや個々からのダイレクトメッセージを混乱させることなく、新たな会話が開始でき、また、スレッドごとに複数のメンバーで会話ができます。

スレッドの使い方は簡単です。新規メッセージを追加する際に、「スレッドとして追加する」と選択すると、そのメッセージはチャンネルメッセージではなくスレッドメッセージとなります。

また、同時にチャンネルメッセージとして追加することも可能です。

2:ピン留め機能

Slackを使っていくと、新たな会話が次々と発生しチャンネルの上部に上がるため、重要なメッセージを探すために長く画面をスクロールしなくてはならない、ということも起こり得ます。

そんな時に便利なのが“”ピン留め機能””です。重要なメッセージを個別にピン留めすることで、チャンネルメンバー全員が素早くそのメッセージにアクセスすることが可能となります。ピン留めされたメッセージは、チャンネルの情報を表示する画面で確認できます。

3:ダイレクトメッセージ

ダイレクトメッセージ(DM)とは、Slackにおけるチャンネル外で会話を開始する機能です。相手を指定し、1対1で会話を進めることもできますし、9人まで個別の会話にメンションし招待することが可能です。

使い方としては、ダイレクトメッセージを送りたいメンバーを選んで、新規メッセージを作成します。そこに、同時に送りたいメンバーをメンションとして追加することで、複数のメンバーにメッセージが送れます。

Slackの基本的な使い方

では、Slackの基本的な使い方として、「チャンネル」と「ショートカット」について詳しくご紹介します。この2つの使い方が理解できれば、初心者の方でも簡単にSlackを使うことができるでしょう。

チャンネルの使い方

チャンネルは、Slackを使う上で柱となる機能です。ワークスペース内でプロジェクト毎またはメンバー毎にチャンネルを作成し、その中で業務上必要な情報をリアルタイムで共有したり、目的に合わせて整理したり、関連事項を素早く確認し反応したりすることができるようになります。

会社内のメンバーだけでなく、社外のステークホルダーも含めたワークスペースとした場合、チャンネル毎に情報を共有するメンバーを分けることが可能です。

チャンネルの使い方は、まずチャンネルの文字の横に表示されているプラス+から、チャットルームとしてチャンネルを新規作成しましょう。そして、各チャンネルに参加したいメンバーを追加します。

追加されたメンバーはチャンネル内で自由にメッセージを作成、閲覧することができます。

ユーザーを招待する場合

チャンネルへメンバーを追加するには、まずはその人をワークスペースにユーザーとして登録する必要があります。

ユーザーには、メンバーとゲストがあり、招待する方法は、Slackのプランやご利用のデバイスによって異なります。 なお、メンバーは新規ユーザーを追加できますが、ゲストは追加ができません。

ユーザーの招待方法としては、ワークスペースのURLを共有して招待する方法もあります。

チャンネルに参加する場合

各チャンネルには、ワークスペースのメンバーを追加することができます。

使い方は、まずチャンネル画面を開き、チャンネルに追加したいメンバーを選択しましょう。招待が相手に届き、招待されたメンバーの画面に参加可能なチャンネルが表示されるようになります。

そしてチャンネルに参加すると、チャンネル内のすべての情報に自由にアクセスできるようになります。

ショートカットの使い方

Slackには「ショートカット」という便利な機能があり、使い方も簡単です。

メッセージ入力コマンドの左側に、稲妻型のアイコンが表示されていますが、これがショートカット機能です。ここからメンバーを追加できるほか、他のアプリを呼び出したり、チャンネル内通話を開始するなど、さまざまなアクションが可能です。

Slackを利用するメリット6つ

Slackはビジネスチャットツールとして業務効率を上げるさまざまな使い方が可能です。その優れたコミュニケーション機能の中から、利用するメリットとして以下の6つのポイントを紹介します。

1:過去のメッセージが検索しやすい

Slackを使えば、関連する情報を1つのチャンネル内でまとめて共有することができます。そしてプロジェクトに新しいメンバーが追加された際は、過去の会話の流れがすべて直ちにメンバーに共有されます。

またピン留め機能など、過去の会話での重要な情報へのアクセスが容易に可能になります。これが、Slackでの情報共有をおすすめする大きな理由の1つです。

2:CCをつける必要がない

Slackではチャンネルに登録されたメンバー全員へ情報共有を行えるため、毎回送りたい相手の宛先をすべてCCに入れるような手間がかかりません。

ちなみに、メッセージの宛先を示したい場合は、メンション機能を使うのがおすすめです。新規メッセージを作成する際に、アットマーク(@)と相手の名前を記入しましょう。相手に直接通知が送られるようになります。

3:コミュニケーションの流れが分かりやすい

Slackでは、過去の会話やチャンネルでの情報共有がすべてアーカイブとして記録され、簡単に検索することもできるため、コミュニケーションの流れがわかりやすく、ワークフローが把握しやすくなります。

また、スマホやiPhone、iPad、PCなどどんな端末でも、1つのアカウントでメッセージを管理し履歴にもアクセスるできます。

新しいメンバーを追加し、これまでのメンバー間コミュニケーションの流れを共有するのに適したツールと言えます。

4:通知設定がカスタマイズ可能である

Slackでは、デスクワークの際でも移動中でも、新着メッセージの通知を受けることができます。通知には、デスクトップ通知、モバイル通知、メール通知があり、それぞれの通知をカスタマイズできます。

いつでもどこでも通知が受け取れて、大切な情報にアクセスし、チェックができることは、業務効率の向上につながります。また、ログイン状態であっても離席中であることを知らせることができたり、既読マークがつかなかったり、ユーザー心理に配慮ある設計となっています。

5:月額課金をする場合

Slackは無料プランで利用することができますが、月額課金制の有料料金プランを利用することで、ストレージ容量が増えたり、グループ音声通話が可能になったり、様々な制限を減らすことができます。

また、年中無休のサポートを受けることができるプランもあります。

なお無料プランでは、直近のメッセージ10,000件が閲覧可能で、1対1の音声通話やビデオ通話ができるなど、初めて使う方や小規模のプロジェクトで使う方には十分な機能と言えるでしょう。

6:各Webサービスとの連携が可能である

Slackはコミュニケーションハブツールとして、ビジネスシーンで必要とされる各種ツールとの連携機能が豊富です。

各Webサービスのウィンドウを開いて使いたい度に切り替えるという手間が省け、作業の効率化が図れるでしょう。

後述で、具体的な例として7つのツールとの連携についてご紹介します。

Slackと連携可能なツール7選

Slackはビジネスチャットとして各種ビジネスツールとの連携機能を有しています。その中でも、タスク管理やマネジメント業務に有効な7つのツールとの連携についてご説明します。

1:Wrike

プロジェクトのタスク管理ガントチャート機能を中心にさまざまなシーンで使えるワークマネージメントツール「Wrike」をSlackとコラボさせることで、業務のスピードは更に加速するでしょう。

Slackのチャットルーム内でWrikeのタスク通知やプレビューが共有でき、ポップアップ経由でWrikeタスクをSlack内に作成することができます。連携にはWrikeにログインし、Wrike内でSlackアプリとの連携を有効にする必要があります。

2:Googleカレンダー

スケジュール管理に便利な「Googleカレンダー」をSlackと連携させると、Googleカレンダーで登録したスケジュールをSlackメンバー間に共有することができ、会議への招待がSlackチャンネル上でも受け取れます。

なお、機能連携のためにはSlack上での設定が必要になります。

3:Jira

チームでの高度な作業プランやプロジェクト管理をサポートするツール「Jira」とSlackをコラボさせることで、Jiraで新たな課題が発生した際、Slack内でそのプレビューを自動的に表示させることができます。

 

連携には、Jiraの管理者がSlackにて追加設定を行う必要があります。

4:Asana

ワークフロー内のアクション管理に便利な機能を持つツール「Asana」をSlackと連携させると、タスク管理で生じるさまざまな質問や、ToDo及び期日の変化を素早く共有し、柔軟でスムーズな対応が可能になります。

機能連携のためにはSlackにてAsanaアカウント認証について設定する必要があります。

5:Zendesk

カスタマーサポート業務で発生する様々な事項を支援するツール「Zendesk」をSlackとコラボさせることで、チケットの通知や受信、新規チケットの作成、社内でのコメントやメモといったZendeskへの投稿を、Slack内から行えるようになります。

 

連携にはZendeskのSlack専用アプリをインストールする必要があります。

6:Trello

Trello」はメッセージボード上でタスク管理をカード形式で行うツールですが、Slackと連携させると「進捗状況の確認やカード情報の変更をSlack内で行うことができるようになります。

機能連携のためにはSlackからTrelloを追加する設定が必要になります。

7:GitHub

「GitHub」はシステム開発者がプロジェクト管理のために使用するツールですが、Slackとコラボさせることで、Slackチャンネル内でGitHubの業務イベントが通知されるなど、タスク管理により有効なツールとして使えます。

連携にはSlack用GitHubアプリをインストールする必要があります。

Slackの使い方を把握しておこう

Slackは、ビジネスチャットルームを中心に、さまざまなビジネスコミュニケーションツールとの連携が可能です。

ここまでご紹介した機能を使い、Slackを各種プロジェクト管理の「ハブツール」として便利に使うことで、プロジェクトメンバー間の円滑な情報共有が実現するでしょう。

また、これからも新機能がリリースされて行く予定で、近年パイロット版ユーザーとSlack開発者の共有チャンネルが開設され、意見交換をしながら新たな機能の開発を進めています。

ビジネスを進化させるSlackの便利な使い方を理解し、プロジェクトの成功につなげましょう。

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