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Chatworkとはなに?機能や新規登録方法と便利なショートカットも解説

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2022/01/13

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Chatworkとはどういうもの?

Chatworkとは無料でも使える業務用チャットツールです。業務用チャットツールとしては、国内利用者数も多く様々な企業で導入されており、現時点でその数は約30万社を超えています。

Chatworkの特徴

Chatworkにはビジネスコミュニケーションを円滑にする4つの機能があります。

複数人で会話できる「チャット」、依頼されたタスクをそのままTo Doとして管理でき、終了すると相手に通知がいく「タスク管理」、やり取りしたデータを一括で閲覧できる「ファイル管理」、顔や声で会話できる「音声/ビデオ通話」から構成されています。

シンプルなインターフェースを採用しているため、デジタルデバイスにあまりなじみがない方でも簡単に扱うことができます。

ChatworkとSlackの違い

SlackはアメリカのSlack Technology社が開発し、運営しているビジネスチャットツールです。ChatworkにはないSlackの大きな特徴として「チャンネル」という機能があります。

誰でも参加できるパブリックチャンネル、招待された人のみ閲覧できるプライベートチャンネル、社外の人々と安全を保ちながら連絡をとるときに便利なSlackコネクトの3種類からなります。トピックやプロジェクトごとにチャンネルを立てることで円滑に話を進められます。

ChatworkとLINE WORKSの違い

LINE WORKSは、日本ではなじみ深いLINEと同じ使い心地を意識して作られたビジネス用チャットツールです。LINE WORKSの大きな特徴は、スマホやタブレットで利用することを前提として作られており、出先でも片手間でメンバーとのコミュニケーションが取れることです。

他にもメンバーの予定も把握できるカレンダー機能や、データ共有Drive、社内外のユーザーに実施できるアンケート機能など、便利な機能をLINE WORKSで使うことができます。

Chatworkを使う7つのメリット

ここからは、Chatworkを使うメリットについて紹介します。利用料金を始め、機能やサポートなど登録前に知っておきたい情報をそれぞれ具体的に説明していきます。

Chatworkの利用を考えている方は参考にしてください。

1:無料でも利用できる

Chatworkには3種類の料金プランがあります。無料で試したい個人や企業向けのフリー、業務で利用したい企業・個人向けのビジネス、管理機能を強化したい企業向けのエンタープライズから構成されています。

使用スタイルに応じてプランを選択することが可能で、一部機能に制限がありますが、無料で使えるプランでも十分にChatworkを活用することができるでしょう。

2:国内で開発されている

Chatworkのソフトウェアは国内で開発されているため、何かトラブルがあったときなどには問い合わせがしやすく安心です。

海外の開発拠点が中心である場合、問い合わせをしたら外国人の日本語が話せる人につながったなどという事例も数多くあり、意思疎通にやや困難が生じる場合があります。その点、Chatworkはそういった心配はなく、手厚いサポートが受けられるでしょう。

3:UIデザインが優れている

UIデザインアプリ画面のアイコンの位置や色、文字の大きさなどの設計のことです。ChatworkのUIデザインはシンプルで使いやすいことが特徴で、初めてでも直感的に操作できる設計になっています。

使われている彩度も低めで、すっきりとした配置、一目で何か分かるアイコンなど、長時間画面と向き合っていても疲れにくいデザインでもあります。

4:タスクを管理しながらチャットできる

グループチャット画面に直接タスクを作成・編集することができます。自分や相手に仕事を依頼するときに便利な機能、タスクを完了するとチャットに通知されるため、お互いの仕事の進み具合を把握することができます。

5:過去のメッセージを検索できる

チャット画面の上部にある 「チャット名、メッセージ内容を検索」という欄にキーワードを入れることで、過去のメッセージを検索することが可能です。

会話量が多いチャットにおいて、前に話した内容がすぐに流れてしまって後から探すのが大変になることがありますが、この検索機能を使うことでいつ会話した内容か分からなくても簡単に内容を確認することができます。

参加しているチャット全体か、特定のチャットに限定するのか、どちらでも検索することができます。

6:マルチデバイスで使える

Chatwork ではアカウントを登録すれば、複数の端末でデータを同期することが可能です。Chatworkのアカウント1つにつきメールアドレスが1つが必要で、同期したい各端末でログインすることでデータを同期することができます。

アカウントさえあればどこからでもChatwork にアクセスできる点がメリットです。

7:メッセージが埋もれにくい

メッセージのやり取りが多いチャットの場合、自分が受けた依頼が埋もれてしまうという事例があります。Chatworkでは、自分宛てに送られてきたメッセージをタスク化することでメッセージが埋もれるのを防ぐことができます。

メッセージにカーソルを合わせると「タスク化する」というアイコンが表示されますので、そこからタスク化登録しましょう。

Chatworkのプラン

Chatworkのプランは、無料で使えるフリープラン、月500円から使えるビジネスプラン、月800円から使えるエンタープライズプランの3つです。

各プランによって使える機能が変化し、フリープランでできるのはコンタクトの登録(無制限)、チャットへの参加(7グループまで)、ビデオ/音声通話(1対1)、二段階認証、5GBストレージの利用ができます。

有料プランになると無制限にチャットに参加できたり、セキュリティの性能がUPしたりと、よりビジネスで使用するには便利な機能が増えます。

Chatworkに新規登録する方法

Chatworkを始めるには新規登録が必要です。Chatwork公式ホームページ右上にある「新規登録(無料)をクリックすると、メール送信画面が出てきます。

アカウント登録したいメールアドレスを入力し、Chatworkから送られてきたメールにあるリンクから必要事項を入力することで登録完了です。

Chatworkで使える3つの機能

Chatworkの代表的な機能として、チャット機能、タスク管理機能、ファイルの共有機能の3つの機能があります。ここからは、それぞれどんな機能で、どんなときに活用できるのか紹介していきます。

1:3つのチャット機能

Chatworkにはチャット機能だけでも3種類あります。マイチャット、ダイレクトチャット、グループチャットの3つです。それぞれどんな特徴を持ったチャットなのか、具体的に説明します。

マイチャット

マイチャット自分だけが閲覧でき、書き込めるチャットです。アカウント作成と同時にマイチャットが作成されており、削除することはできません。

自分だけのメモや、相手に送るメッセージの下書き、自分宛てのタスクやファイルを管理するなど自分の使いやすいように活用しましょう。

ダイレクトチャット

ダイレクトチャット1対1のチャットです。他のChatworkユーザーをコンタクトに追加した時点で作成されます。コンタクトから相手を削除するとチャットも一緒に消える仕様です。

相手にコンタクトから外された場合でもダイレクトチャットは消えてしまいます。一度削除すると今までのやり取りは元には戻せないため、注意が必要でしょう。

グループチャット

グループチャットは自分で作成もしくは、追加・招待されることで参加することができます。

自分で作成する場合はチャット名や概要、アイコンを設定し、追加したいメンバーを選択し、コンタクトにないユーザーを追加したい場合は、招待リンクを作成しそのリンクからアクセスしてもらう必要があります。

グループチャットでは3つの権限パターンがあり、「管理者」はチャットの削除やメンバー、概要、ルーム名などを変更する権限がありますが、「メンバー」はメッセージの送信のみ、「閲覧のみ」はやり取りを見ることだけ可能です。会話の内容に応じて権限を変更しましょう。

2:タスク管理機能

チャット画面右上のタスク管理アイコンをクリックすると、タスク管理画面が出てきます。

タスク管理画面では、自分宛てのタスク、未完了タスクに関しては期限切れ、本日中、1週間以内、期限なしなどに細かく絞りこんで表示させることが可能です。

タスクを完了すると、チャットメンバーに完了したことが通知されます。

3:ファイルの共有機能

Chatworkでは、WordやExcelなどの文書、画像や動画、音声など1ファイルあたり5GBまでであればチャット内で共有が可能です。

今までに共有したファイルをまとめて閲覧したい場合は画面右上にあるファイルアイコンをクリックすると、アップロードされた順にファイルが確認できます。

Chatworkの使用方法

ここでは、Chatworkのメッセージ機能、コンタクトの追加、タスク管理、グループチャット作成方法について紹介します。Chatworkの使い方について知りたい方は参考にしてください。

1:メッセージ機能を使用する方法

まず、メッセージ機能についてです。基本的なメッセージの送信方法、編集・削除、ファイルの送信方法、返信方法、メッセージを引用して返信する場合のやり方を説明します。

メッセージを送信する

グループチャット、ダイレクトチャットの下部にあるメッセージ入力欄でメッセージを作成すし、メッセージ入力欄の右上にある送信ボタンを押すとメッセージが送信されます。

送信したメッセージは、チャットに参加しているメンバー全員が見ることができるため、誤字・脱字がないように確認してから送信しましょう。心配な場合はマイチャットで下書きしたものをコピー&ペーストして送信するなどの工夫もできます。

メッセージの編集・削除をする

Chatworkは自分が送信して公開されたあとのメッセージに対して、送信後に編集・削除等の操作をすることが可能です。

編集したい場合、自分が送信したメッセージにカーソルを合わせると、右下に「編集」ボタンが現れクリックすると編集できます。編集完了後に送信ボタンを押すと一度送ったメッセージが更新されます。

削除したい場合は、自分が送信したメッセージにカーソルを合わせると、右下に「…」ボタンが現れるので、クリックして「削除」ボタンを押すと削除完了です。

ファイルを送信する

ファイルを送信したい場合、メッセージ作成欄上部にあるクリップマークをクリックすると、PCに保存されたデータが選択できます。送信したいファイルを選択し、送信ボタンをクリックしてファイルを送信しましょう。

また、メッセージを記入した状態で送信をクリックすると、ファイルとメッセージを同時に送信することができます。

メッセージの返信をする

誰かが送信したメッセージに対する反応を示したいときは、返信の機能を使うと分かりやすくなります。メッセージへ返信すると、返信元のユーザーから見たとき、メッセージの背景色が緑になり返信元のユーザーに通知が届く仕様になっています。

メッセージを返信したい場合、返信したいメッセージにカーソルを合わせると、右下に「返信」ボタンが現れます。返信元のユーザー名がメッセージ入力欄にコピーされそのままメッセージを入力しましょう。

また、REの横にある「返信元」をクリックすると、返信元のメッセージを確認することが可能です。

メッセージを引用して返信する

誰かが送信したメッセージを引用して、返信することもできます。どのメッセージに対する返信なのか分かりやすいので、補足をしたいときなどに便利な機能です。

引用したいメッセージにカーソルを合わせると、右下に「引用」ボタンが現れます。クリックすると引用してメッセージを作成することができます。

2:コンタクトを追加する方法

他のユーザーをコンタクトに追加したい場合、チャット画面左上にある「+」をクリックして、さらに「コンタクトを追加」をクリックします。

すでに相手がChatworkユーザーの場合は、「ユーザーを検索」 タブからユーザーの名前、Chatwork ID、メールアドレスのいずれかを入力することで探すことができます。「コンタクトに追加」をクリックすれば登録完了です。

また、まとめてコンタクトに追加したいときや相手がChatwork未登録者の場合に便利なのが「メールで招待」の機能です。「メールで招待」タブを表示させて必要事項を記入すると、招待メールを送信することができます。

3:タスクを管理する方法

タスク管理機能には3つの機能があります。

ます、「タスクの追加」は担当者にタスクを追加することができるもので、画面右側のタスク追加「+」から行うことができます。タスクの内容、担当者、完了期限を入力し「タスクの追加」をクリックすることで相手のチャットに表示される仕組みです。

「タスクの確認」は右側カラムまたは右上アイコンから確認することができます。自分に追加されたタスク、自分が追加した(依頼した)タスク、自分以外に追加されたタスクすべて確認することができます。

自分へ担当が割り振られたタスクの「完了」ボタンを押すと、タスクを追加したユーザーへ通知が届きます。また、グループチャットの場合、タイムラインに完了したタスクが表示されます。

4:グループチャットを作成する方法

チャット画面の左上にある「+」アイコンをクリックして「グループチャットを新規作成」お洗濯すると新たにグループチャットを作成することができます。

チャット名、チャットの概要の入力、アイコンの選択、招待したい人にチェックを入れ「管理者」「メンバー」「閲覧のみ」の3つからその人の権限を選択し「作成」をクリックしましょう。

5:通知機能を利用する

通知機能を設定すると、主に以下の場合で通知を受け取ることができます。

・メッセージを受信したとき
・音声/ビデオ通話機能の着信を受けたとき
・タスクが追加・完了されたとき
・コンタクト申請・承認されたとき

通知はChatwork内やPCのデスクトップ、スマホのプッシュ機能、メールでも通知させることが可能です。通知の種類は細かく設定することができ、メッセージを受信したときのみや、逆にすべての通知をOFFにすることもできるので自分の使用方法に合った通知を設定しましょう。

Chatworkのメッセージを装飾する9つの方法

Chatworkのメッセージは、装飾タグをつけることで罫線を引いて文字を目立たせるなどの工夫ができます。Chatworkをもっと活用したい方は参考にしてください。

1:【[hr]】罫線をつける

[hr]は、日程調整や会議のメモなどメッセージを上下で区切りたい場合になどに活用できますメッセージを作成する際に、罫線を表示させたい位置で[hr]を入力しましょう。

2:【[info]...[/info]】囲み枠をつける

囲み枠は、重要なメッセージをより際立たせたい場合などに活用できます。メッセージに囲み枠をつけたい場合は、囲みたいメッセージの文頭に[info]を、文末に[/info]を入力しましょう。

3:【[info][title]...[/title]...[/info]】見出し付きの囲み枠をつける

メッセージに囲み枠をつけた上で、見出しをつけたい場合もあるでしょう。見出しにしたいテキストを[title]…[/title]で囲み、先に紹介した[info]…[/info]で全体のテキストを囲みます。

4:【[To:{account_id}]】指定した相手のみにメッセージを送信する

指定した相手にのみメッセージを送りたい場合[To:{account_id}]タグを使います。指名された相手にはメッセージの背景が緑色に見えるので、より相手に気付いてもらいやすくなります。

5:【[返信 aid={account_id} to={room_id}-{message_id}]】指定したメッセージのみに返信する

指定したメッセージのみに返信したい場合は、[返信 aid={account_id} to={room_id}-{message_id}]タグを使いましょう。先ほどの[To:{account_id}]の詳細版で、どのメッセージに対する返信かまで指定することができます。

このタグをつけたメッセージは「RE」というアイコンがつき、クリックすると指定メッセージを表示できる仕様です。

6:【[code]...[/code]】文字列として指定する

Chatworkでは通常「:*」などを入力すると絵文字に変換されます。絵文字としてではなく、文字列として相手にメッセージを送りたいとき[code]…[/code]で囲むと、絵文字に変換されず送信できます。

7:【[piconname:{account_id}]】アカウントの詳細を表示する

[piconname:{account_id}]タグを使用すると、メッセージ内である人のプロフィールの名前とアイコンを表示させることが可能です。{account_id}の部分に表示させたい人のIDを入力します。

8:【[picon:{account_id}]】アカウントのプロフィール画面を表示させる

アカウントのプロフィール画像だけを表示させたいときは、[picon:{account_id}]を入力しましょう。アカウントの詳細を表示する場合と同様に、{account_id}の部分に表示させたい人のIDを入力します。

9:【[qt][qtmeta aid={account_id} time={timestamp}]...[/qt]】引用を表示する

特定のメッセージを引用したいとき、[qt][qtmeta aid={account_id} time={timestamp}]…[/qt]を使うことで引用メッセージを送ることができます。パラメータのaidには引用元アカウントのIDを入力し、timeには引用元メッセージのUnixタイムを入力しましょう。

Chatworkで使える便利な12のショートカットキー

Chatworkをもっと効率的に使いたい方におすすめなのがショートカットキーを覚えることです指定のキーを押すことで、様々な機能を呼び出すことができます。

ここでは、12個のショートカットキーを紹介します。この機会にぜひ身に付けてみてはいかがでしょうか。

1:【Enter】選択したチャットを表示する

Chatworkのホーム画面でキーボードの【↑】【↓】または【K】【J】でチャットを選択したあと【Enter】を押すと、選択中のチャットを表示することができます。

2:【↑またはk】【↓またはj】1つ上・下のチャットを表示する

キーボードの【↑】 または【k】を押すと1つ上のチャットを、【↓】または【j】を押すと1つ下のチャットを選択することができます。選択しただけではチャットは表示されないため、【Enter】を押してチャットを表示させましょう。

3:【Ctrl + ←】左カラムを閉じたり開いたりする

左カラムとは場所で言うと、現在参加しているチャットが表示されている部分です。【Ctrl + ←】または【⌘ キー + ←】 キーを押すことで左カラムを閉じたり開いたりすることができます。

4:【Ctrl + →】右カラムを閉じたり開いたりする

右カラムとは場所で言うと画面右側の概要やタスクが表示されている部分です。【Ctrl + →】または【⌘ キー + → 】キーを押すことで右カラムを閉じたり開いたりすることができます。

5:【c】コンタクトを追加する

キーボードの【C】を押すと、コンタクト管理画面を開きます。コンタクト管理では、現在のコンタクト一覧の確認・新しいユーザーの招待などができます。

本来は画面右上のメニューバー上にあるアイコンをクリック、または左カラムにある「+」をクリックしましょう。

6:【g】グループチャットを作成する

キーボードの【g】キーを押すと、グループチャットを新規作成する画面を開くことが可能です。本来は画面左側の参加中のチャット一覧が並んでいる左カラムにある「+」をクリックすることで作成できますが、ショートカットキーであれば一瞬で作成画面が開けます。

8:【m】メッセージ入力欄にカーソルを移動する

キーボードの【m】キーを押すと、メッセージ入力欄にカーソルを移動することができます。

通常メッセージの入力をするには、メッセージの入力欄にカーソルを合わせる必要がありますが【m】キーを押すと、クリックをしなくても入力欄にカーソルを合わせることができ便利です。

9:【Esc】メッセージ入力欄のカーソルをキャンセルする

キーボードの【Esc】キーを押すと、メッセージ入力欄のカーソルをキャンセルすることができます。メッセージを作成しようと思ったけれどやめたい場合に使用できますが、使用頻度はそれほど多くないでしょう。

10:【Tab】送信ボタンにフォーカスする

キーボードの【Tab】キーを押すと送信ボタンを選択でき、続けて【Enter】を押せば送信完了になります。

ただし、メッセージ入力欄の「Enterで送信」にチェックがついている場合、【 Enter 】を押すだけでメッセージが送信されるようになっているため、事前に使いやすい方に設定しておきましょう。

「Enterで送信」にチェックをつけた場合は改行したい際などに、うっかり【Enter】を押してしまわないように気をつけましょう。

11:【t】タスク入力欄にカーソルを移動する

キーボードの【T】キーを押すと、タスク入力欄にカーソルを移動することができます。チャットを読んでいる途中にタスクを追加したくなったときに便利なショートカットキーです。

12:【f】チャット名の検索欄にカーソルを移動する

キーボードの【F】キーを押すことで、チャット名の検索欄にカーソルを移動することができます。特定のグループを素早く検索したい方や、特定のワードが入ったメッセージをすぐに探したい場合に便利です。

参加するチャットの数が増えたりやり取りが増えたりすると、チャットを探すのもいつやり取りしたメッセージなのかを思い出すのも一苦労になります。ショートカットキーを使って少しでも負担を減らしましょう。

Chatworkと連携できる10のおすすめアプリ

Chatworkは様々なアプリと連携して使うことができます。今回はChatworkと連携できる10個のアプリを紹介します。様々なアプリと連携してChatworkを使うことで、さらに仕事の効率化を図ることができるでしょう。

1:Gmail

GmailはGoogleが提供しているメールアプリです。強力なセキュリティフィルタや、送信後5秒までの取り消し機能、チャット機能、ビデオ通話など様々な機能を有しています。

Chatworkと連携すると、Gmailに届いたメールをChatworkに通知したり、メールの内容をChatworkで確認できたりなど、常にGmailを確認し続ける手間を減らすことができます。

また、特定の宛先やキーワードが含まれる時だけ通知が来るように設定することも可能です。

2:Googleカレンダー

Googleが提供するカレンダーアプリです。いつからいつまで、どこで、誰と、何をするのかなど細かく記録しておくことができます。

また、忘却防止にリマインダー機能など便利な機能が様々です。

3:Zoom

ZoomはZoom Video Communications,Inc.が運営しているアプリです。仕事や学校の授業、就活の面接などで利用したことがあるという方も多いのではないでしょうか。

ビデオ通話やパワーポイントの共有などの機能が便利で、ホストが許可した人だけが入れるようにできるなどセキュリティ面でも信頼できます。

4:Backlog

BacklogはNulab Inc.が運営しているアプリです。プロジェクトやタスクをチームのコミュニケーションを円滑にするプロジェクト管理ツールです。

課題の進歩状況や、仲間からのフィードバックの管理、タスクのリスト化など、作業効率を高めるために便利な機能がたくさん詰まっています。

Chatworkと連携することで、Backlogでタスクやお知らせが作成された場合などにChatworkに通知が行くようになります。

5:formrun

formrun(フォームラン)ではホームページのフォームをテンプレートから作ることができ、さらに、お客様からの問い合わせ内容を複数人で管理することが可能です。

Chatworkと連携させると、お客様からの問い合わせ内容が届いたときに通知をChatworkの方で受け取ることができます。

6:Box

Boxは情報共有ツールです。Boxのアプリから接続して同じ情報を全員で共有できるため、いつでもどこからでも業務をこなすことができます。また、セキュリティ面でも信頼のおけるアプリです。

Chatworkと連携すると、アプリを切り替えなくてもChatworkからBoxのファイルを検索したり、ファイル共有や、管理することができます。

7:X-point

X-pointはビジネスにおいて使用する一般的な書類をまんべんなく作成、デジタルでやり取りできるアプリです。書類のテンプレートはすでに用意されており、必要事項をまるで紙に直接書いているような使用感で入力できます。承認のハンコなどもボタン1つで押すことができます。

Chatworkと連携すると、X-pointで行われた承認依頼や差し戻し等のワークフローの通知がチャットルームに届きます。また、通知内の[URL]をクリックすれば直接X-pointの書類ページにアクセスできます。

8:マネーフォワード クラウド経費

「マネーフォワード クラウド経費」は企業向けに開発された経費管理アプリです。明細書の写真を撮るだけで自動入力してくれたり、ICカードから乗車履歴を登録できたり、アプリで簡単に承認・申請のやり取りができます。

Chatworkと連携すると「マネーフォワード クラウド経費」で、経費精算の承認者として指名されたときにChatwork上で通知され、直接アプリ内の申請の画面にアクセスできます。

9:RECEPTIONIST

RECEPTIONISTは来客受付管理アプリです。打ち合わせや面談、商談の日程調整、受付・管理業務、会議室の予約まで自動化することができます。来客情報は取次不要で、直接担当者に通知され、来客履歴も残るため、お客様のアフターフォローにも活用することが可能です。

Chatworkと連携すると、RECEPTIONISTで得た受付情報がChatworkで通知されるようになります。

10:SmartHR

SmartHRは従業員と人事・労務管理のやり取りを楽にするアプリです。管理者から従業員に書類の記入や提出申請をアプリから送ると、従業員にその通知が行きます。従業員が記入した内容や記入度は管理者側からまとめて確認することが可能です。

Chatworkと連携すると、従業員がSmartHRで住所変更などを行ったときに、管理者のChatworkに通知が行くため、変更に気付けなかったということを減らしてくれます。

Chatworkを使いこなして業務を効率化しよう

Chatworkの基本的な機能や他の類似アプリとの違いや強み、実際に導入する場合の料金プランや便利な機能など細かく説明しました。

Chatworkは基本無料で始めることができます。この記事を読んで、少しでも興味を持った方は始めてみましょう。すでに使用している方もChatworkを使いこなして、さらなる業務の効率化を目指しましょう。

Bee

この記事を書いた人

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